Online vergaderen via Microsoft Teams, het is ondertussen de normaalste zaak van de wereld. Maar Teams is veel meer dan een slimme tool om met je collega’s of mensen buiten je bedrijf te overleggen. De software helpt je op allerlei manieren om efficiënter (samen) te werken. We zetten er zeven voor je op een rij. Nog los van de tijd die je bespaart op reizen naar werk en afspraken doordat je ook thuis kunt werken.
1. Werk samen in documenten
Met Teams kun je heel makkelijk documenten delen. Heb je een team aangemaakt? Dan heb je je eigen kanaal met een eigen bestandsmap in Microsoft SharePoint. In die map werk je samen met je team aan online documenten. Het voordeel van zo’n online document is dat er maar één versie van is. Je hele team werkt dus altijd met hetzelfde bestand, zonder gezoek of verwarring. Je kunt documenten ook delen via de chat, zowel met je team als met mensen daarbuiten. Dan deel je de link naar een document.
2. Breng alle apps die je nodig hebt samen
Je teams hebben verschillende tools nodig voor hun werk. Die tools kun je allemaal integreren met Teams. Niet alleen Microsoft-applicaties zoals Excel, Planner of OneNote, maar ook apps van andere softwareleveranciers. Dat gaat van de project- en teammanagementsoftware Teamwork tot een app als Kahoot! om presentaties en workshops op te leuken met een spelaccent. Zo klaren je teams elke klus en elk project vanuit één omgeving.
3. Houd grip op je teamtaken én persoonlijke to do’s
Met Microsoft Planner kun je vanuit Teams de taken binnen een project verdelen. Die taken zijn voor iedereen in een team inzichtelijk. Daarnaast heeft ieder teamlid via de integratie met Microsoft To Do een persoonlijk to do-lijstje. Dat lijstje kan alleen hij of zij zien. Handig is ook de koppeling met Microsoft Outlook. Als daar een vlaggetje bij een actie staat, vind je die eveneens in Teams terug.
4. Communiceer simpel en snel met chats
In plaats van een hele groep mensen een e-mail te sturen, is het makkelijker om te chatten in Teams. Met chatten krijg je sneller reactie en laat je in één keer je hele team meepraten. Wel zo efficiënt, bijvoorbeeld als je met een vraag zit of een discussie wilt starten. Via de chathistorie kun je het verloop van een gesprek teruglezen. Je zet ook heel eenvoudig een chatbericht om in een taak. Zo blijft het niet bij praten, maar krijgt een gesprek direct een vervolg. Doordat de dagelijkse communicatie met je team via de chat in Teams loopt, is je mailbox bovendien een stuk leger. Daar komt een ander soort berichten binnen, bijvoorbeeld die het hele bedrijf aangaan. Lekker overzichtelijk, het kost je veel minder tijd om je e-mail te checken. En je hoeft je mailbox niet meer continu in de gaten te houden.
5. Vergader effectiever
Natuurlijk is het fijn om elkaar in levende lijve te zien, maar er is veel te zeggen voor online vergaderen in Teams. Laat bijvoorbeeld presentaties zien door je scherm te delen en maak er tegelijkertijd aantekeningen in. Uiteraard kun je daarbij ook documenten delen met alle deelnemers (zie 1. Werk samen in documenten). En net als in het echt, heb je een whiteboard om erop los te tekenen – met kant-en-klare sjablonen voor bijvoorbeeld moodboards en brainstorms. Ook praktisch, leg de vergadering vast op video of maak automatisch een transcriptie van alles wat er is gezegd. Dat scheelt veel notuleerwerk.
6. Bekijk al je ‘mentions’ in één overzicht
Ze zijn overgewaaid van de sociale media: je naam met een @ ervoor of te wel mentions. Ook in Teams kun je mentions gebruiken. Wil je een taak toewijzen aan een collega? Of heb je informatie die voor hem of haar interessant is? Dan zet je gewoon een mention in een chat. Ben je er een paar weken tussenuit geweest? Vraag al je mentions in één keer op en reageer direct vanuit dit overzicht. Je hoeft nooit bang te zijn dat je iets mist.
7. Doe van alles vanuit de zoekbalk
Met de zoekbalk van Teams kun je niet alleen heel eenvoudig chats, taken en bestanden vinden, maar ook personen en chatgroepen. En het gaat nog verder. Want vanuit diezelfde zoekbalk is het ook mogelijk rechtstreeks berichten te versturen. Je typt de mention van de persoon of de chatgroep in gevolgd door het bericht, drukt op enter en dat is dat. Nog mooier misschien, door / in te tikken in de zoekbalk roep je een hele lijst opdrachten op. Bijvoorbeeld om je status op afwezig te zetten, een collega te bellen en nog veel meer. Hoe makkelijk wil je het hebben?
Meer weten over hoe Teams je bedrijf helpt beter (samen) te werken? Neem contact met ons op.
Altijd, overal en op ieder apparaat veilig met elkaar werken.