Hoe dragen back-ups en archivering bij aan de online veiligheid?

Een goede IT-beveiliging rekent natuurlijk voornamelijk op preventieve beschermingsmiddelen. Dat is ook logisch: het buitensluiten van dreigingen hoort de grootste prioriteit te zijn. Toch zou het naïef zijn om daar te stoppen en curatieve acties te negeren. De brandweer doet toch ook meer dan het installeren van sprinklers?

Wanneer gegevens uiteindelijk verloren gaan, speelt de back-up dan ook een belangrijke rol. Soms wordt het ook in één adem met archivering genoemd, hoewel er een aantal belangrijke verschillen bestaan tussen die twee begrippen. Wat het verschil is tussen een back-up en archivering en in welke mate zij bijdragen aan de online veiligheid? Dat leggen wij in deze blog even voor jou uit.

Wat is archivering?

Indien we spreken van archivering gaat het voornamelijk om het opslaan van informatie op lange termijn. Het is dus een historische opslag van gegevens die actueel niet meer noodzakelijk zijn, maar die we mogelijks in de toekomst nog moeten raadplegen. Zo kan de belastingcontroleur bijvoorbeeld financiële gegevens opvragen van enkele jaren terug of kan je de gegevens gebruiken in het kader van een juridische discussie.

Archivering passen we echter ook toe om het overzicht te behouden. Het bekendste voorbeeld ervan is misschien wel de archivering (Place Archiving) in Office 365. Dankzij O365 archivering verklein je niet de grootte van het postvak, maar verdwijnt een en ander wel uit het overzicht. En dat is net zo efficiënt.

Rol van archivering binnen het veiligheidsbeleid

Hoewel we de archivering vooral toepassen omwille van fiscale, juridische of enkel en alleen administratieve redenen, is het toch niet helemaal los te koppelen van de online veiligheid. Ook een archief moet immers niet alleen vlot raadpleegbaar zijn, maar moet van een gedegen beveiliging genieten. Bovendien moet het archief ook in een back-up worden omgezet, hoewel dit minder frequent dient te gebeuren. Een archief is met andere woorden geen back-up, maar een back-up kan wel een archief bevatten

Wat is een back-up?

Bij een back-up staat de online veiligheid wel gewoon centraal. Een back-up helpt om verloren gegevens opnieuw te herstellen. Het voorkomt met andere woorden de risico’s van dataverlies. Wel is het belangrijk dat een back-up voldoende vaak wordt gemaakt. Ook volstaat lang niet elke back-up. Zo maak je bijvoorbeeld best een interne en een externe back-up waarmee je je ook indekt tegen fysieke schade. Denk bij dat laatste aan een brand of wateroverlast.

Volstaat een O365 back-up?

Het klopt dat Office 365 zelf een back-up aanbiedt. Een O365 back-up maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verwijderde bestanden gedurende dertig dagen te herstellen. Het wordt al snel duidelijk dat zo’n O365 back-up nog niet volstaat. Niet alleen omwille van het risico van het overschrijden van de korte termijn van dertig dagen, maar ook omdat gegevens die verloren gaan in Outlook anders verregaande gevolgen kunnen hebben voor de back-up.

Door naast de O365 back-up te kiezen voor een externe back-up, hoef je geen rekening te houden met de termijn van 30 dagen en verklein je de externe afhankelijkheid. Bovendien is het veel eenvoudiger om een en ander op maat te configureren. Via een Spanning O365 back-up kunnen wij bijvoorbeeld jouw volledige omgeving back-uppen, zonder dat we ons hoeven te beperken tot OneDrive.

Altijd, overal en op ieder apparaat veilig met elkaar werken.