Nu we een compleet beeld hebben van de IT-omgeving, zowel technisch als functioneel, kunnen we de volgende stap zetten: het opstellen van een Projectplan. Dit plan vormt de rode draad voor de verdere implementatie en adoptie van Microsoft 365 binnen de organisatie.

Wat staat er in het Projectplan?

✔ Duidelijke doelstellingen – Wat willen we bereiken met deze IT-verandering? Denk aan efficiënter samenwerken, veiligere dataopslag of betere communicatie.
✔ Actiepunten en prioriteiten – Welke stappen moeten we zetten? Wat heeft de hoogste prioriteit?
✔ Technische implementatie – Welke systemen worden aangepast, gemigreerd of geïntegreerd?
✔ Functionele verbeteringen – Hoe sluiten de Microsoft 365-tools aan bij de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers?
✔ Adoptie en training – Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers optimaal gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden?
✔ Tijdslijn en verantwoordelijkheden – Wie doet wat en wanneer? Welke afdelingen zijn betrokken?

Acties uitzetten en de volgende stap

Op basis van dit projectplan kunnen we nu gerichte acties uitzetten. IT-specialisten kunnen zich focussen op de technische kant, terwijl de Microsoft 365 consultant samen met de medewerkers werkt aan bewustwording en training. Door deze aanpak zorgen we ervoor dat de transitie niet alleen soepel verloopt, maar ook écht impact heeft op de werkprocessen.

Met dit fundament ligt de weg open voor een succesvolle implementatie en adoptie van Microsoft 365! 🚀

Van Plan naar Actie!

Nu het projectplan staat, is het tijd om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Dit is de fase waarin zowel de technische implementatie als de adoptieactiviteiten plaatsvinden. Door een gestructureerde aanpak zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en medewerkers goed voorbereid zijn op de nieuwe manier van werken.

De technische implementatie

De IT-afdeling en technische specialisten starten met het uitvoeren van de geplande wijzigingen. Dit omvat onder andere:
✔ Migratie van data – Overzetten van bestanden naar OneDrive, SharePoint en Teams.
✔ Inrichting van Microsoft 365 – Configureren van Teams, SharePoint-sites, e-mail, en andere toepassingen.
✔ Beveiliging en rechten – Instellen van toegangsrechten en beveiligingsmaatregelen zoals multifactor-authenticatie.
✔ Integraties en koppelingen – Verbinden van Microsoft 365 met bestaande systemen en applicaties.
✔ Testfase – Controleren of alles werkt zoals gepland, om verrassingen te voorkomen.

Training en adoptie voor gebruikers

Terwijl de techniek op de achtergrond wordt geregeld, is het minstens zo belangrijk dat medewerkers goed worden voorbereid op de nieuwe manier van werken. De Microsoft 365 consultant begeleidt deze transitie met:
✔ Trainingen – Praktische sessies over communicatie, Teams, OneDrive, Outlook en SharePoint.
✔ Ambassadeursprogramma – Enthousiaste collega’s helpen anderen bij de overstap.

De stap naar de nieuwe werkomgeving

Door een goede samenwerking tussen IT en de gebruikers verloopt de overgang soepel. Medewerkers voelen zich ondersteund en zijn klaar om met de nieuwe tools aan de slag te gaan. Dit zorgt ervoor dat Microsoft 365 niet alleen technisch wordt geïmplementeerd, maar ook écht effectief wordt gebruikt in de dagelijkse praktijk.

Met de technische basis gelegd en een goed getrainde organisatie, zijn we klaar voor de volgende fase: het daadwerkelijk werken in de nieuwe digitale omgeving!

De nieuwe manier van werken in de praktijk

De voorbereiding is afgerond, de techniek staat en medewerkers zijn getraind. Nu is het tijd voor de livegang – het moment waarop we daadwerkelijk overstappen naar de nieuwe werkomgeving met Microsoft 365. Dit is een spannende, maar ook cruciale fase waarin we ervoor zorgen dat iedereen goed ondersteund wordt.

De Livegang: We Zijn Erbij!

Op de dag van de livegang staan we klaar om medewerkers te begeleiden bij de overstap. Dit betekent:
✔ On-site en online ondersteuning – We zijn beschikbaar op locatie en digitaal om vragen direct te beantwoorden.
✔ Floorwalkers en supportpunten – Ervaren consultants en IT-specialisten lopen rond of zijn bereikbaar voor directe hulp.
✔ Laatste checks en optimalisaties – We monitoren of alles technisch goed werkt en passen indien nodig direct zaken aan.
✔ Gerichte begeleiding per afdeling – We kijken waar extra aandacht nodig is en ondersteunen teams die nog vragen hebben.

Nazorg: Blijvende Ondersteuning en Optimalisatie

Na de livegang stopt onze begeleiding niet. De eerste weken na de overstap zijn cruciaal om medewerkers te helpen wennen aan de nieuwe werkwijze. Daarom bieden we:
✔ Q&A-sessies en follow-up trainingen – Extra uitleg voor medewerkers die nog vragen hebben.
✔ Gebruikersondersteuning – Een centraal aanspreekpunt voor hulp en ondersteuning.
✔ Monitoring en feedback – We verzamelen ervaringen van gebruikers en lossen knelpunten snel op.
✔ Optimalisatie op basis van praktijkervaring – Waar nodig passen we instellingen of processen aan om de efficiëntie verder te verbeteren.

Een Succesvolle Transitie!

Door een goede begeleiding tijdens de livegang en nazorg zorgen we ervoor dat de overstap naar Microsoft 365 niet alleen soepel verloopt, maar ook echt impact heeft. Medewerkers voelen zich ondersteund en kunnen optimaal profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Met deze solide basis is de organisatie klaar voor een toekomst waarin samenwerken, communiceren en productief werken eenvoudiger en efficiënter is dan ooit!