Welke Microsoft 365 tools worden het minst gebruikt zonder training?

Microsoft 365 bevat een schat aan krachtige tools die de productiviteit en samenwerking binnen organisaties kunnen verhogen. Toch blijven veel van deze functionaliteiten onbenut omdat medewerkers niet weten hoe ze ermee moeten werken. Zonder gedegen training worden vooral SharePoint, Power Platform-apps en de geavanceerde functies van Teams nauwelijks gebruikt. Ook minder bekende apps zoals Planner, Forms en Lists blijven vaak onontdekt, terwijl deze juist met minimale training grote waarde kunnen toevoegen aan de dagelijkse werkprocessen binnen je organisatie.

Waarom blijven sommige Microsoft 365 tools onbenut?

De belangrijkste reden waarom waardevolle Microsoft 365 tools ongebruikt blijven is het gebrek aan bewustzijn. Veel medewerkers kennen simpelweg niet het volledige aanbod van beschikbare tools binnen het Microsoft 365 pakket. Ze blijven vaak hangen bij de bekende basis-apps zoals Word, Excel, Outlook en misschien Teams voor videovergaderingen.

Een andere belangrijke factor is de complexiteit van functies. Zelfs wanneer medewerkers weten dat bepaalde tools bestaan, kunnen ze terughoudend zijn om deze te gebruiken vanwege de leercurve. SharePoint is hiervan een perfect voorbeeld – zonder training lijkt het voor veel gebruikers te ingewikkeld, waardoor ze terugvallen op vertrouwde maar minder effectieve oplossingen zoals gedeelde mappen.

Bovendien ontbreekt het in veel organisaties aan een gestructureerde adoptieaanpak. Als je medewerkers niet actief aanmoedigt en faciliteert om nieuwe tools te leren kennen, zullen ze zelden uit zichzelf experimenteren. Het gevolg hiervan is dat organisaties wel betalen voor het volledige Microsoft 365 pakket, maar slechts een fractie van de waarde realiseren.

Welke Teams functies worden het vaakst over het hoofd gezien?

Binnen Microsoft Teams worden veel krachtige functies nauwelijks benut, terwijl ze de samenwerking significant kunnen verbeteren. De meest ondergebruikte functie is waarschijnlijk breakout rooms, waarmee je deelnemers tijdens grotere vergaderingen kunt opdelen in kleinere groepen voor gerichte discussies of brainstormsessies.

Ook de mogelijkheid om tabs toe te voegen aan Teams-kanalen wordt vaak genegeerd. Via deze functie kun je relevante documenten, dashboards of zelfs externe applicaties direct in je Teams-omgeving integreren, zodat je team niet voortdurend tussen verschillende applicaties hoeft te schakelen.

Andere waardevolle maar weinig gebruikte Teams-functies zijn:

• Achtergrondeffecten en -filters voor professionelere videogesprekken
• Polls en Q&A-functies tijdens vergaderingen voor meer interactie
• Opname van vergaderingen met automatische transcriptie
• Whiteboard-integratie voor visuele samenwerking
• Taakbeheer binnen Teams-kanalen

Juist deze geavanceerde vergadermogelijkheden kunnen het verschil maken tussen een efficiënte of inefficiënte samenwerking, vooral in een hybride werkomgeving.

Hoe kan SharePoint effectiever worden ingezet zonder intensieve training?

SharePoint wordt vaak gezien als complex, maar je kunt al met enkele basisprincipes veel waarde uit dit platform halen. Begin met het opzetten van een eenvoudige documentbibliotheek waarin je teambestanden logisch organiseert met consistente mapstructuren en duidelijke naamgeving.

Maak gebruik van de versiegeschiedenis-functie, zodat je altijd terug kunt naar eerdere versies van documenten. Dit is een laagdrempelige manier om documentbeheer te verbeteren zonder ingewikkelde workflows te implementeren.

Enkele andere snelle wins met SharePoint zijn:

• Het inrichten van een basis intranetpagina met nieuwsberichten en belangrijke links
• Het instellen van e-mailnotificaties bij wijzigingen aan belangrijke documenten
• Het gebruik van de zoekfunctie om snel informatie te vinden
• Het delen van documenten via beveiligde links in plaats van bijlagen

Door deze basisfunctionaliteiten te introduceren, creëer je een stevige basis waarop je later kunt uitbouwen met meer geavanceerde SharePoint-mogelijkheden zoals aangepaste lijsten, workflows of Power Apps-integraties.

Wat zijn de meest ondergewaardeerde apps binnen Microsoft 365?

Buiten de bekende apps als Word, Excel en PowerPoint bevat Microsoft 365 verschillende krachtige maar ondergewaardeerde applicaties. Microsoft Planner is misschien wel de meest ondergebruikte parel die met minimale training grote voordelen kan opleveren. Deze visuele taakbeheer-tool stelt teams in staat om projecten te organiseren, taken toe te wijzen en voortgang bij te houden in een intuïtieve interface.

Microsoft Forms is een andere ondergewaardeerde tool waarmee je eenvoudig enquêtes, polls en quizzen kunt maken en verspreiden. De resultaten worden automatisch verzameld en gevisualiseerd, wat waardevol inzicht geeft zonder complexe dataverwerking.

Andere hidden gems in Microsoft 365 zijn:

• Microsoft Lists voor het bijhouden van inventaris, evenementen of contactpersonen
• Microsoft Bookings voor het eenvoudig plannen van afspraken met klanten
• Stream voor video-hosting en -deling binnen je organisatie
• Sway voor het maken van interactieve rapportages en presentaties

Deze tools vereisen weinig training maar kunnen een significante productiviteitswinst opleveren als ze op de juiste manier worden ingezet voor specifieke bedrijfsprocessen.

Hoe kun je het gebruik van Power Platform stimuleren zonder technische experts?

Het Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) biedt enorme mogelijkheden voor automatisering en datavisualisatie, maar wordt vaak vermeden vanwege het vermeende technische karakter. De sleutel tot succesvolle adoptie zonder technische experts is het benadrukken van de low-code/no-code benadering van deze tools.

Begin met het identificeren van eenvoudige maar repetitieve processen die geautomatiseerd kunnen worden met Power Automate. Denk aan het automatisch versturen van herinneringen, het verzamelen van goedkeuringen of het verplaatsen van bestanden. Laat zien hoe medewerkers deze automatiseringen kunnen maken met behulp van sjablonen en visuele workflows.

Voor Power Apps kun je starten met het aanpassen van bestaande sjabloonapplicaties in plaats van vanaf nul te beginnen. Dit geeft medewerkers vertrouwen in hun vermogen om zelf oplossingen te creëren.

Bij Power BI is het effectief om eerst met de basisrapporten te werken en geleidelijk meer complexe visualisaties te introduceren. Begin met eenvoudige dashboards die directe waarde bieden voor specifieke teams.

Stimuleer ook kennisdeling tussen collega’s – vaak is er iemand in het team die natuurlijke affiniteit heeft met deze tools en anderen op weg kan helpen.

Wat zijn effectieve methoden om Microsoft 365 adoptie te verbeteren?

De meest effectieve methode om de adoptie van ondergebruikte Microsoft 365 tools te verbeteren is een combinatie van microlearning en praktijkgerichte ondersteuning. In plaats van lange, allesomvattende trainingen zijn korte, gerichte leermomenten veel effectiever – denk aan video’s van 5-10 minuten die één specifieke functionaliteit behandelen. Een goede Microsoft 365 adoptie strategie zorgt ervoor dat je investering in deze tools ook daadwerkelijk rendeert.

Het opzetten van een champions-programma is ook bijzonder waardevol. Identificeer enthousiaste gebruikers binnen verschillende afdelingen die als ambassadeurs kunnen fungeren. Deze champions krijgen extra training en ondersteunen vervolgens hun directe collega’s bij het leren gebruiken van nieuwe tools.

Andere bewezen methoden zijn:

• Het organiseren van wekelijkse “tips & tricks” sessies van 15-30 minuten
• Het creëren van een interne kennisbank met veelgestelde vragen en instructievideo’s
• Het integreren van Microsoft 365 tools in bestaande werkprocessen in plaats van ze als “extra” te introduceren
• Het vieren en delen van successen wanneer teams waarde realiseren met nieuwe tools

De sleutel tot succesvolle adoptie is het continu benadrukken van de praktische voordelen voor de eindgebruiker, niet de technische mogelijkheden van de tools. Laat zien hoe deze tools het dagelijkse werk eenvoudiger, sneller of leuker maken.

Bij DesktopToWork helpen we organisaties het volledige potentieel van hun Microsoft 365 omgeving te benutten door middel van praktische, gebruikersgerichte adoptiestrategieën. We zorgen ervoor dat je niet alleen technisch kunt werken met deze krachtige tools, maar dat je ze ook daadwerkelijk integreert in je dagelijkse werkprocessen voor maximale productiviteit.

[seoaic_multistep_form position=”undefined”][{“id”:”#1″,”type”:”text”,”question”:”Hallo daar! 👋 Opvallend hè, hoeveel handige Microsoft 365 tools ongebruikt blijven zonder goede training? Vaak missen teams wel 60% van de functionaliteit die ze al betalen! Ik help je graag ontdekken hoe je team meer uit jullie Microsoft 365 investering kan halen.”,”formItems”:[{“type”:”message”,”text”:”Laten we even kort kennismaken om te zien hoe we kunnen helpen.”}],”buttons”:[],”autostep”:”#2″},{“id”:”#2″,”type”:”single”,”question”:”Hoe zou je het huidige gebruik van Microsoft 365 tools binnen je organisatie omschrijven?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”We gebruiken vooral de basisfuncties (e-mail, Word, Excel)”,”step”:”#3a”},{“text”:”We gebruiken meerdere tools, maar niet optimaal”,”step”:”#3b”},{“text”:”We benutten Microsoft 365 vrij uitgebreid”,”step”:”#3c”},{“text”:”We gebruiken (nog) geen Microsoft 365″,”step”:”#7″}],”autostep”:””},{“id”:”#3a”,”type”:”single”,”question”:”Veel teams laten waardevolle tools zoals Teams, SharePoint en Power Automate grotendeels onbenut. Wat is de grootste uitdaging voor jullie organisatie?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”Gebrek aan kennis over wat er beschikbaar is”,”step”:”#4″},{“text”:”Geen tijd voor training en implementatie”,”step”:”#4″},{“text”:”Weerstand bij medewerkers tegen nieuwe tools”,”step”:”#4″}],”autostep”:””},{“id”:”#3b”,”type”:”single”,”question”:”Dat horen we vaker! Welke Microsoft 365 tools zouden jullie beter willen benutten?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”Teams & SharePoint voor samenwerking”,”step”:”#4″},{“text”:”Power Platform (Automate, Power Apps)”,”step”:”#4″},{“text”:”OneDrive & beveiligingsfuncties”,”step”:”#4″},{“text”:”Meerdere of alle bovenstaande”,”step”:”#4″}],”autostep”:””},{“id”:”#3c”,”type”:”single”,”question”:”Geweldig! Maar er is altijd ruimte voor optimalisatie. Waar zou je nog meer waarde uit willen halen?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”Workflow automatisering met Power Platform”,”step”:”#4″},{“text”:”Geavanceerde samenwerkingsfuncties”,”step”:”#4″},{“text”:”Data-analyse en rapportagetools”,”step”:”#4″},{“text”:”Beveiligings- en compliancefuncties”,”step”:”#4″}],”autostep”:””},{“id”:”#4″,”type”:”single”,”question”:”Hoe belangrijk is het voor jullie om de adoptie van Microsoft 365 tools te verbeteren in de komende 6 maanden?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”Zeer belangrijk – het is een prioriteit”,”step”:”#5a”},{“text”:”Belangrijk – we willen er zeker mee aan de slag”,”step”:”#5a”},{“text”:”Interessant – maar geen directe prioriteit”,”step”:”#5b”}],”autostep”:””},{“id”:”#5a”,”type”:”multi”,”question”:”Wat zou je graag willen bereiken met een verbeterde Microsoft 365 adoptie? (meerdere opties mogelijk)”,”formItems”:[{“type”:”checkbox”,”text”:”Hogere productiviteit en efficiëntie”},{“type”:”checkbox”,”text”:”Betere samenwerking tussen teams”},{“type”:”checkbox”,”text”:”Vereenvoudigde workflows en processen”},{“type”:”checkbox”,”text”:”Verminderde IT-complexiteit”},{“type”:”checkbox”,”text”:”Meer waarde uit bestaande licenties halen”}],”buttons”:[{“text”:”Volgende”,”step”:”#6″}],”autostep”:””},{“id”:”#5b”,”type”:”text”,”question”:”Begrijpelijk! Veel organisaties merken echter dat ze geld laten liggen door onbenutte tools waar ze al voor betalen. Met de juiste adoptie-aanpak kan DesktopToWork jullie helpen meer waarde te halen uit je bestaande investering.”,”formItems”:[{“type”:”message”,”text”:”We kunnen later altijd kijken naar hoe we jullie op het juiste moment kunnen ondersteunen.”}],”buttons”:[],”autostep”:”#6″},{“id”:”#6″,”type”:”text”,”question”:”DesktopToWork heeft jarenlange ervaring met het begeleiden van organisaties bij het optimaal benutten van Microsoft 365. Onze aanpak combineert strategie, training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat jullie team alle beschikbare tools effectief gebruikt.”,”formItems”:[{“type”:”message”,”text”:”We helpen graag om een gepersonaliseerd adoptieplan op te stellen dat past bij jullie specifieke behoeften!”}],”buttons”:[],”autostep”:”#8″},{“id”:”#7″,”type”:”text”,”question”:”Geen probleem! Als jullie overwegen om over te stappen naar Microsoft 365 of meer willen weten over de mogelijkheden, kunnen we ook daarbij ondersteunen.”,”formItems”:[{“type”:”message”,”text”:”DesktopToWork biedt complete implementatie- en adoptiediensten voor organisaties in elke fase van hun digitale werkplekontwikkeling.”}],”buttons”:[],”autostep”:”#8″},{“id”:”#8″,”type”:”single”,”question”:”Wat zou de beste volgende stap zijn om je te helpen?”,”formItems”:[],”buttons”:[{“text”:”Een vrijblijvend Microsoft 365 adoptiegesprek inplannen”,”step”:”#9″},{“text”:”Informatie ontvangen over onze Microsoft 365 diensten”,”step”:”#9″},{“text”:”Eerst een gratis Microsoft 365 QuickScan voor jouw organisatie”,”step”:”#9″}],”autostep”:””},{“id”:”#9″,”type”:”contact_fields”,”question”:”Geweldig! Laat je gegevens achter en we nemen binnen 1 werkdag contact met je op om verder te helpen.”,”formItems”:[{“type”:”text”,”text”:”Naam”},{“type”:”email”,”text”:”E-mailadres”},{“type”:”tel”,”text”:”Telefoonnummer”},{“type”:”select”,”text”:”Hoe nemen we contact op?”,”options”:[“E-mail”,”Telefoon”,”Microsoft Teams”]}],”buttons”:[{“text”:”Versturen”,”step”:”#10″}],”autostep”:””},{“id”:”#10″,”type”:”text”,”question”:”Bedankt voor je interesse! We hebben je gegevens ontvangen en nemen snel contact met je op om te bespreken hoe we jullie kunnen helpen het maximale uit Microsoft 365 te halen.”,”formItems”:[{“type”:”message”,”text”:”In de tussentijd kun je alvast onze website bekijken voor meer informatie over onze diensten en expertise in digitale werkplekken.”}],”buttons”:[],”autostep”:””}][/seoaic_multistep_form]