Geen back-up van je Microsoft 365-data? Weg is pech!

Je bedrijfsdata verdwenen of onbruikbaar, je moet er niet aan denken. Daarom is het van groot belang om regelmatig een back-up te maken. Zelfs als je in de cloud werkt met Microsoft 365. Want anders dan veel ondernemers denken, is het je eigen verantwoordelijkheid om een back-up van je Microsoft 365-data te maken. Hoe doe je dat het beste? Vijf aandachtspunten voor een goede back-upstrategie.

Een ex-medewerker die je data meeneemt, een gijzeling door cybercriminelen of een brand die je computers onherstelbaar beschadigt – je bedrijfsgegevens kunnen op allerlei manieren verloren gaan. Zeker nu je onderneming steeds meer digitaal werkt, komt je bedrijfscontinuïteit daarmee in gevaar. Je productie valt bijvoorbeeld stil of je hebt geen inzicht meer in je verkooporders waardoor je je klanten niet meer kunt leveren. Dat levert een hoop ellende en kosten op, nog los van mogelijke reputatieschade. 

Zelf back-up Microsoft 365-data maken

Ook als je met Microsoft 365 de overstap naar de cloud hebt gemaakt, blijf je risico lopen. Raken je gegevens in de cloud om wat voor reden dan ook kwijt, dan is dit helaas je eigen probleem. Microsoft legt de verantwoordelijkheid om een back-up van al je Microsoft 365-gegevens te maken namelijk bij jou neer. Dat gaat van je e-mails en contactgegevens in Exchange en je bestanden in OneDrive tot en met je gedeelde data in SharePoint en al je communicatie in Teams.  

Denk goed na over je back-upstrategie

Of je bedrijf dus op eigen systemen in huis of met Microsoft 365 in de cloud werkt, je hebt altijd een goede back-upstrategie nodig. Waar moet je rekening mee houden bij zo’n strategie? Dit zijn vijf punten om goed over na te denken:

1. Gebruik andere hardware en software voor je back-ups.
   Als je back-ups op hetzelfde platform staan als je operationele systemen, loop je de kans dat je bijvoorbeeld bij een gijzeling door hackers of een kapotte server ook niet bij je back-ups kunt komen. 
2. Zorg dat je back-ups op een andere locatie staan. 
   Zo voorkom je dat je bij calamiteiten zoals een brand in je bedrijfspand of je externe datacenter ook je back-up kwijt bent.
3. Kijk of het back-upproces goed gaat.
   Bij het maken van een back-up kan er iets mislopen. Daarom is het verstandig om het back-upproces te monitoren en te controleren of dit op de juiste manier is uitgevoerd.
4. Test of je de back-ups kunt terugzetten. 
   Je moet er zeker van zijn dat je een gemaakte back-up kunt terugzetten en dat daarna alles werkt zoals het hoort. Regelmatig testen van het terugzetten van je back-ups is dus het devies.
5. Bepaal hoe ver je terug wilt met je back-ups. 
   Stel, je maakt iedere dag een back-up en kunt data tot zeven dagen geleden opvragen. Maar wat als er iedere tien dagen iets in een database verandert? In dat geval kun je die verandering misschien niet terughalen. Je retentietijd, zoals dat heet, moet dan minimaal tien dagen zijn.  

Complete back-upservice Microsoft 365

Wist je dat we bij DesktopToWork een complete back-upservice voor Microsoft 365 bieden, waarmee jouw back-upstrategie aan alle eisen voldoet? Standaard maken we dagelijks een back-up van al je Exchange-, OneDrive-, Sharepoint- en Teams-data die tot 365 dagen teruggaat. Maar dat is natuurlijk aan te passen aan de wensen van je bedrijf. Bovendien houden we automatisch in de gaten of een back-up goed is gegaan en testen we geregeld of het terugplaatsen probleemloos werkt. Kortom, aan alles is gedacht om jouw bedrijf zorgeloos door te laten draaien – ook als er iets met je data gebeurt.

Meer weten over onze back-upservice voor Microsoft 365? Neem contact met ons op.