Maakt Microsoft een back-up van je Microsoft 365-data?

Nee, niet op de manier waarop je een back-up verwacht. Microsoft zorgt ervoor dat Microsoft 365 beschikbaar blijft en dat je Microsoft 365-data niet verloren gaat door een storing in hun eigen datacenters. Maar verwijdert een medewerker een map, versleutelt ransomware je OneDrive of haal je per ongeluk een account weg, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het herstel. Microsoft noemt dat het model van gedeelde verantwoordelijkheid.

In dit artikel lees je wat Microsoft wel bewaart, waar het in de praktijk misgaat en waar je op let bij een back-up.

Wat Microsoft zelf bewaart van je Microsoft 365-data

Microsoft 365 heeft een paar vangnetten die vaak voor een back-up worden aangezien:

• De prullenbak in SharePoint en OneDrive bewaart verwijderde bestanden 93 dagen.
• Verwijderde mail is standaard 14 dagen terug te halen. Een beheerder kan dat verlengen tot 30 dagen.
• OneDrive herstellen zet je hele OneDrive terug naar een moment in de afgelopen 30 dagen.
• Versiegeschiedenis bewaart eerdere versies van documenten.

Voor een losse fout binnen een paar weken is dat genoeg. Maar het zijn termijnen, geen back-up. Wordt iets pas na twee maanden opgemerkt, dan ben je het kwijt.

Waar het met Microsoft 365-data in de praktijk misgaat

Ransomware die meesynchroniseert

Raakt een laptop besmet, dan worden de versleutelde bestanden gewoon naar OneDrive en SharePoint gesynchroniseerd. Het lijkt alsof je alles nog hebt, maar het is onbruikbaar.

Een vertrokken medewerker

Verwijder je een account zonder de mailbox en OneDrive over te zetten, dan is de data na 30 dagen weg. Soms blijkt pas maanden later dat daar een belangrijk contract in stond.

Een fout die niemand ziet

Een map wordt per ongeluk verplaatst of leeggemaakt. Niemand merkt het tot iemand het bestand zoekt, en dan zijn de 93 dagen voorbij.

Een aanvaller met beheerrechten

Wie een beheeraccount overneemt, kan ook de prullenbakken en het bewaarbeleid leegmaken. Een back-up die buiten je eigen Microsoft 365-omgeving staat, blijft dan buiten bereik.

Is een bewaarbeleid niet genoeg?

Met retentiebeleid kun je instellen dat Microsoft 365 gegevens langer bewaart. Dat is nuttig voor compliance, maar het is geen back-up. De gegevens blijven in dezelfde omgeving staan, herstellen gaat omslachtig, en je kunt niet eenvoudig een hele map terugzetten naar hoe die vorige week dinsdag was. Retentie en back-up vullen elkaar aan. Het Digital Trust Center noemt een goede back-up ook als een van de basismaatregelen voor ondernemers.

Waar let je op bij een Microsoft 365-back-up?

• Alle onderdelen. Mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Een back-up van alleen de mail laat het grootste deel liggen.
• Buiten je eigen omgeving. Zo blijft de back-up veilig als je Microsoft 365-omgeving zelf wordt aangevallen.
• Elke dag automatisch. Niemand hoeft eraan te denken.
• Herstel per onderdeel. Eén mail, één bestand of één mailbox terugzetten, zonder alles te overschrijven.
• Een bewaartermijn die past bij je organisatie, ook als een fout pas na maanden wordt ontdekt.
• Bewaking. Een back-up die stilletjes faalt, merk je pas als je hem nodig hebt.

Test daarnaast af en toe een herstel. Een back-up waarvan je nooit iets hebt teruggezet, is een aanname.

Veelgestelde vragen

Heeft Microsoft zelf geen back-upproduct?

Ja, Microsoft biedt tegenwoordig Microsoft 365 Backup aan als betaalde dienst. Of die past, hangt af van wat je wilt: waar de back-up staat, hoe lang je bewaart en hoe herstellen werkt. Vergelijk dat met andere oplossingen voordat je kiest.

Hebben we een back-up nodig als we weinig in de cloud doen?

Werken jullie met Outlook, Teams en OneDrive, dan staat een groot deel van je bedrijfsinformatie al in Microsoft 365. Ook als de rest nog op een server draait.

Hoe wij het regelen

Onze Microsoft 365-back-up maakt elke dag automatisch een back-up van mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Herstellen kan per gebruiker of per bestand, ook maanden na een incident, en wij bewaken of elke back-up is gelukt. Je neemt hem af als add-on naast je werkplekpakket. Voor servers en andere systemen is er cloud back-up en disaster recovery.