Een goede Microsoft 365 back-up merk je als het ertoe doet
Een Microsoft 365 back-up beschermt je e-mail en bestanden op het moment dat Microsoft ze zelf niet meer terug kan halen. Veel mensen gaan ervan uit dat Microsoft een back-up maakt van alles in Microsoft 365. Dat klopt maar gedeeltelijk. Verwijderde items blijven een beperkte tijd in de prullenbak staan, en daarna zijn ze weg.
Wie pas na drie maanden ontdekt dat een collega een map met contracten heeft verwijderd, of wiens omgeving is getroffen door ransomware, heeft dan niets meer om op terug te vallen.
- Alles wordt dagelijks bewaard
E-mail, OneDrive, SharePoint en Teams worden elke dag automatisch geback-upt. Niemand hoeft eraan te denken.
- Herstel tot op het bestand
Een verwijderde e-mail, een overschreven document of een complete mailbox: we zetten terug wat nodig is. Per gebruiker of per bestand, zonder de rest van de omgeving te raken.
- Ook lang na het incident
Omdat de back-ups langer worden bewaard dan de prullenbak van Microsoft, kun je ook maanden later nog herstellen.
- Bewaakt, niet aangenomen
We controleren elke dag of de Microsoft 365 back-up is geslaagd. Mislukt er een, dan volgen we het op, zodat je er niet pas achter komt als je hem nodig hebt.
Wat valt onder de Microsoft 365 back-up?
De Microsoft 365 back-up is als losse optie af te nemen, naast elk werkplekpakket.
- Exchange Online: back-up van mailboxen, inclusief agenda’s en contactpersonen.
- OneDrive: back-up van de persoonlijke bestanden van elke medewerker.
- SharePoint: back-up van gedeelde sites en documentbibliotheken.
- Teams: back-up van de bestanden en gesprekken in Teams-kanalen.
- Herstel en bewaking: terugzetten op verzoek en dagelijkse controle van de back-uptaken.
Waarom Microsoft 365 zelf geen volledige back-up is
Microsoft zorgt ervoor dat Microsoft 365 beschikbaar blijft. Valt er bij Microsoft een datacenter uit, dan draaien je mail en bestanden gewoon door. Maar dat is iets anders dan een back-up. Microsoft beschermt je tegen haar eigen storingen, niet tegen wat er binnen jouw omgeving gebeurt.
Verwijdert een medewerker een map, dan staat die een beperkte periode in de prullenbak en is hij daarna definitief weg. Versleutelt ransomware de bestanden in OneDrive, dan synchroniseert Microsoft die versleutelde bestanden netjes naar alle apparaten. En wordt de licentie van een vertrokken medewerker opgezegd, dan verdwijnt na een tijd ook zijn mailbox.
Microsoft noemt dit het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel: Microsoft is verantwoordelijk voor de dienst, de klant voor zijn eigen gegevens. Voor veel organisaties is dat een verrassing, meestal op het moment dat er al iets mis is gegaan.
Hoe een herstel in de praktijk gaat
Stel dat een collega ontdekt dat een projectmap in SharePoint drie weken geleden is leeggemaakt. Hij meldt het bij de supportdesk. In de Microsoft 365 back-up wordt de versie van vóór die datum opgezocht en teruggezet, op de oorspronkelijke plek of in een aparte map, zodat er niets wordt overschreven. De rest van de omgeving merkt er niets van.
Omdat de Microsoft 365 back-up buiten Microsoft 365 zelf wordt bewaard, blijft die ook beschikbaar als de omgeving zelf is getroffen door een aanval.
Voor servers en applicaties buiten Microsoft 365 is er cloud back-up en disaster recovery. Alle diensten vind je bij Microsoft 365.
