Een Microsoft 365-omgeving waarin iedereen weet waar bestanden staan en hoe je samenwerkt.
Wij richten SharePoint, Teams, OneDrive en Outlook in volgens een structuur die past bij jullie afdelingen en projecten. Met de juiste rechten vanaf het begin.
Weten jullie medewerkers waar ze een bestand moeten opslaan?
Een goede inrichting van Microsoft 365 zorgt dat iedereen weet waar bestanden staan en hoe je samenwerkt. Een omgeving die zonder plan is gegroeid, herken je direct. Tientallen Teams met namen als ‘Test’ en ‘Nieuw team 2’, documenten die op drie plekken staan, en niemand die zeker weet wie er toegang heeft tot de map met salarisgegevens.
Inrichting Microsoft 365 begint daarom met een structuur die aansluit bij hoe jullie organisatie werkt. Daarna volgen de rechten, de koppelingen en de afspraken.
We richten SharePoint en Teams in per afdeling of project, zodat medewerkers weten waar ze iets kunnen vinden en waar ze het moeten opslaan.
Bij inrichting Microsoft 365 worden rechten vanaf het begin bewust ingesteld. Zo kan niet iedereen zomaar bij vertrouwelijke informatie, en zie je wie waar toegang toe heeft.
Met OneDrive en synchronisatie heeft een medewerker zijn bestanden op kantoor, thuis en onderweg. Ook offline, bijvoorbeeld in de trein.
Outlook, agenda’s, Teams en SharePoint zijn gekoppeld. Een vergadering plannen, een document delen en erover chatten gebeurt op dezelfde plek.
Inrichting Microsoft 365 is er voor nieuwe omgevingen. We ruimen daarnaast ook bestaande omgevingen op die in de loop der jaren rommelig zijn geworden.
De belangrijkste keuze is waar welke informatie hoort. OneDrive is voor persoonlijke bestanden, zoals een concept dat nog niet gedeeld hoeft te worden. SharePoint is voor informatie van een afdeling of project, die langer moet blijven bestaan dan één medewerker. Teams is de plek waar je samenwerkt en communiceert, met de bestanden uit SharePoint op de achtergrond. Wie dat onderscheid vooraf duidelijk maakt, voorkomt de meeste rommel.
De tweede keuze gaat over rechten. Voor de meeste organisaties werkt een tussenvorm: vrij toegankelijk binnen de eigen afdeling, en een bewuste keuze bij alles wat daarbuiten wordt gedeeld. Bij de inrichting van Microsoft 365 leggen we dat per groep vast.
De derde keuze is wie een Team mag aanmaken. Mag iedereen dat, dan heb je na een jaar honderden Teams. Mag niemand dat, dan gaan medewerkers eromheen werken. Een eenvoudige regel helpt, bijvoorbeeld dat elk nieuw Team een eigenaar en een doel heeft.
Veel organisaties hebben Microsoft 365 al jaren, maar nooit bewust ingericht. Dan begint het met een inventarisatie: welke Teams en SharePoint-sites zijn er, wie is eigenaar en wat wordt nog gebruikt? Daarna volgt een nieuwe structuur, het verplaatsen van bestanden en het archiveren van wat niet meer nodig is.
Ook bij een overstap van een eigen fileserver naar de cloud, of bij een fusie waarbij twee omgevingen samenkomen, is inrichting Microsoft 365 de logische eerste stap. Zo begint iedereen in een omgeving die overzichtelijk is, met afspraken die voor iedereen gelden. Meer tips voor veilig digitaal samenwerken vind je bij het Digital Trust Center.
Een goede inrichting werkt pas als medewerkers weten hoe ze ermee moeten werken. Daarvoor is er Microsoft 365 Training & Adoptie. Alle diensten vind je bij Microsoft 365.
In een kort gesprek kijken we naar hoe jullie Microsoft 365-omgeving nu is opgebouwd. Is er een vaste structuur in SharePoint en Teams? Weet je wie waar toegang toe heeft? En waar lopen medewerkers tegenaan?
Je krijgt een beeld van hoe de omgeving overzichtelijker en veiliger kan worden ingericht.
Liever eerst zelf checken? Met de gratis Microsoft 365 adoptiescan zie je waar jullie staan, met advies per aandachtspunt.
Twee minuten, direct je uitslag
Start de adoptiescanWil je weten hoe we Microsoft 365 inrichten? Hieronder beantwoorden we de meestgestelde vragen over structuur, rechten en migratie.
Eén keer inloggen voor al je applicaties, en alleen toegang voor wie het mag.
Met Microsoft Entra ID regelen we Single Sign-On, Multi-Factor Authenticatie en toegangsregels op basis van locatie, apparaat en risico. Veilig, zonder dat medewerkers tien wachtwoorden nodig hebben.
Microsoft 365 Training & Adoptie
Microsoft 365 is pas een goede investering als medewerkers er ook goed mee werken.
Wij trainen medewerkers per rol in Teams, Outlook, SharePoint en OneDrive, en begeleiden ze bij nieuwe functies zoals Copilot.
Microsoft bewaart je data, maar maakt geen volledige back-up. Wij wel.
We maken dagelijks automatisch een back-up van e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Zo kun je een bestand of mailbox terugzetten, ook maanden na een incident.
Betaal alleen voor de Microsoft 365-licenties die jullie echt gebruiken.
Wij stemmen licenties af op functie en gebruik, geven ongebruikte licenties vrij en regelen verlengingen. Als Microsoft Tier-1 Cloud Solutions Provider.
