Goed Microsoft 365 licentiebeheer merk je op de factuur
Met Microsoft 365 licentiebeheer betaal je alleen voor de licenties die jullie echt gebruiken. Zonder dat beheer stapelen licenties zich ongemerkt op. Een vertrokken medewerker wiens licentie nooit is opgezegd. Iedereen een Business Premium-licentie, terwijl de helft alleen e-mail en Teams gebruikt. Of juist een licentie die te licht is, waardoor een beveiligingsfunctie ontbreekt.
We brengen de licenties in lijn met hoe jullie organisatie werkelijk werkt, en houden dat bij. Als Microsoft Tier-1 Cloud Solutions Provider regelen we de licenties rechtstreeks.
- Geen betaling voor lege stoelen
Ongebruikte licenties worden automatisch vrijgegeven of gedeactiveerd. Een vertrokken medewerker kost na zijn vertrek geen licentie meer.
- De juiste licentie per functie
Niet iedereen heeft dezelfde mogelijkheden nodig. We stemmen het type licentie af op de functie, zodat je niet te veel betaalt en er ook niets ontbreekt wat nodig is voor de beveiliging.
- Direct geregeld bij in- en uitstroom
Een nieuwe collega heeft op zijn eerste werkdag een licentie. Bij vertrek wordt die direct afgevangen. Dat hoeft niemand intern meer bij te houden.
- Verlengingen zonder verrassingen
We beheren looptijden en verlengingen, zodat een licentie niet ongemerkt verloopt of automatisch wordt verlengd terwijl hij niet meer nodig is.
Wat valt onder Microsoft 365 licentiebeheer?
Microsoft 365 licentiebeheer is onderdeel van de werkplekpakketten. De kosten zijn inzichtelijk in het Customer Portal.
- Licentieadvies: we bepalen welk licentietype bij welke functie en welk gebruik past.
- Toewijzen en intrekken: licenties worden direct geregeld bij nieuwe medewerkers en ingetrokken bij vertrek.
- Opschonen: ongebruikte licenties worden opgespoord en vrijgegeven.
- Verlengingen: we houden looptijden bij en regelen verlengingen of opzeggingen op tijd.
- Inzicht in kosten: in het Customer Portal zie je welke licenties actief zijn en wat ze kosten.
Welke Microsoft 365-licentie heb je nodig?
Microsoft biedt een groot aantal licenties voor bedrijven aan, en de verschillen zijn niet altijd duidelijk. Grofweg zijn er drie niveaus. De lichtste licenties geven toegang tot e-mail, Teams en de webversies van Office. De middelste voegen de desktopversies van Word, Excel en Outlook toe. De uitgebreidste bevatten daarnaast beveiligingsfuncties zoals apparaatbeheer, Conditional Access en extra bescherming tegen phishing.
Voor Microsoft 365 licentiebeheer zijn die beveiligingsfuncties een belangrijk punt, want ze zijn voor de meeste organisaties geen luxe. Zonder apparaatbeheer kun je een gestolen laptop niet op afstand wissen, en zonder Conditional Access kan iedereen met een wachtwoord inloggen vanaf elk apparaat. Bij Microsoft 365 licentiebeheer kijken we daarom niet alleen naar de prijs, maar ook naar wat een licentie mogelijk maakt.
Besparen zonder in te leveren op veiligheid
Een veelvoorkomende besparing zit in het combineren van licenties. Een magazijnmedewerker die alleen roosters bekijkt en af en toe mailt, heeft geen volledige licentie nodig. Een accountmanager die de hele dag met klantdocumenten werkt, wel. Door per functie te kiezen, blijft de totale rekening lager zonder dat de beveiliging eronder lijdt.
Bij de start van het Microsoft 365 licentiebeheer koppelen we alle actieve licenties aan gebruikers. Licenties van oud-medewerkers, gedeelde mailboxen met een volledige licentie en vergeten testaccounts komen zo vanzelf boven. Na het opschonen weet je precies wat je hebt, en wat een extra medewerker aan licenties kost.
Microsoft 365 licentiebeheer werkt het best samen met een goede inrichting van Microsoft 365. Alle diensten vind je bij Microsoft 365.
Licenties op orde hebben hoort ook bij goed beheer van je IT. Praktische tips voor ondernemers over digitale basismaatregelen vind je bij het Digital Trust Center.
