Wat moet je doen met het mailaccount van een ex-werknemer?

Wat doe je met het mailaccount van een ex-werknemer?

Deze blog is oorspronkelijk op 29 juli 2019 gepubliceerd en is in april 2022 helemaal geactualiseerd.

Na een ontslag is het niet onlogisch dat je een ex-werknemer de toegang tot zijn of haar zakelijke mailadres ontzegt. De kantoorsleutels vraag je toch ook terug? Bovendien wil je relaties die niet op de hoogte zijn van het vertrek een goede service blijven bieden. Het beste is samen met je ex-werknemer praktische afspraken te maken, maar bij een abrupt ontslag kan dat niet altijd. Wat doe je met een mailaccount na ontslag?

Vaststellingsovereenkomst en mailaccount na ontslag 

Bij een ontslag met wederzijds goedvinden maak je samen afspraken in een vaststellingsovereenkomst. Bijvoorbeeld over een schadevergoeding of wat er gebeurt met de auto van de zaak. Ook over het mailaccount kun je dingen overeenkomen en vastleggen. Volgens de AVG mag je namelijk privacyrechten aantasten, onder andere op voorwaarde dat je daar toestemming voor hebt.

In een vaststellingsovereenkomst kan een vertrekkende medewerker je die toestemming geven. Beschrijf heel concreet wat je als werkgever al dan niet mag. En geef je ex-werknemer eerst nog wat tijd om niet-zakelijke mails te verwijderen, dat is wel zo fijn. Ook moet je een redelijke termijn afspreken waarbinnen je het mailaccount mag inzien. Wat die termijn is, hangt af van de omstandigheden. Reken over het algemeen op zo’n zes maanden vanaf de dag van uitdiensttreding. Zat je ex-werknemer in de sales en had hij of zij veel klantcontact? Dan kan een langere termijn redelijk zijn. Ook zijn er omstandigheden denkbaar waarin een kortere termijn passend is.

Mailaccount na ontslag: na waarschuwing zakelijke mails bekijken 

Behalve dat je je op toestemming voor toegang tot de mailbox van een ex-werknemer kunt beroepen, is er ook nog zoiets als ‘gerechtvaardigd belang’. Vanuit het belang van je bedrijf om klanten of relaties goed van dienst te zijn, heb je dan het recht om het zakelijke mailaccount van je ex-werknemer in te kijken. Leg daarbij de nodige voorzichtigheid aan de dag en bekijk alleen zakelijke mails. Want jouw zakelijke belang wettigt niet dat je privémails leest. Mails van bijvoorbeeld familieleden of waarvan het onderwerp niet eenvoudig als zakelijk te bestempelen is, mag je in principe niet inkijken. Zelfs niet als ze van collega’s afkomstig zijn.

Inkijken mailaccount na ontslag: waarschuw eerst 

Ieder mens heeft recht op privacy, dat staat in de wet. Wil je tijdens een dienstverband het mailaccount van een werknemer inkijken, dan moet je hem of haar daar vooraf van op de hoogte brengen. Dit geldt ook nadat de arbeidsovereenkomst is afgelopen, want het recht op privacy blijft bestaan. Dus elke keer als je de mailbox van de ex-werknemer inkijkt, moet je hem of haar daarover inlichten. Dat is natuurlijk niet altijd even praktisch. Daarom is het goed werknemers van te voren te informeren over het inkijken van hun mailaccount bij ontslag. Zo kun je een bepaling opnemen in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of een internet- en mailprotocol. Dat is een stuk eenvoudiger.

Let op: je moet altijd een legitiem doel hebben voor het bekijken van de mailbox van een ex-werknemer. Laat daarom na een ontslag altijd even schriftelijk weten dat je het mailaccount tijdens een redelijke termijn zult bekijken en motiveer kort waarom dit belangrijk is. Zo sta je juridisch sterker in je schoenen.

Mailaccount ontslag: toegang ontzeggen 

Er zijn verschillende manieren om de belangen van je organisatie na een ontslag te bewaken. Het is alvast een goed idee om in de arbeidsovereenkomst een concurrentie-, relatie- en geheimhoudingsbeding op te nemen. Idealiter koppel je daar ook enkele boetebedingen aan vast, want voorkomen is nog altijd beter dan genezen. Daarom is het ook verstandig een ex-werknemer na ontslag de toegang tot een mailaccount te ontzeggen. Zo voorkom je dat er allerlei gegevens worden gestolen of dat het zakelijke mailadres wordt misbruikt. Overigens is dit eveneens iets om rekening mee te houden bij andere accounts en inloggegevens van een ex-werknemer. 

Ook over een toegangsweigering informeer je werknemers het beste vooraf door een bepaling op te nemen in je e-mail- en internetprotocol. Geef je ex-werknemer voordat je hem of haar de toegang tot de mailbox ontzegt altijd de mogelijkheid om eventuele privémails weg te halen. Maak hierover goede afspraken en houd de termijn waarbinnen dit mogelijk is kort. Een termijn van tien werkdagen na ontslag lijkt voldoende. Nog een puntje van aandacht bij de vaststellingsovereenkomst: maak meteen duidelijk dat het ‘finaal kwijtingsbeding’ (de afspraak dat je ex-werknemer en jij na het uitvoeren van de overeenkomst niets meer van elkaar te vorderen hebben) niet geldt als de ex-werknemer in die periode vertrouwelijke gegevens steelt. Vergeet ook niet om aan te geven dat je dit mag controleren.

Samenvatting gevolgen mailaccount bij ontslag 

Omgaan met een mailaccount bij ontslag is niet eenvoudig, omdat het risico bestaat dat de privacy van de ex-werknemer wordt geschaad. Leg dus de nodige voorzichtigheid aan de dag. Neem duidelijke afspraken op in de arbeidsovereenkomst en in je mail- en internetprotocol. Stel je een vaststellingsovereenkomst op, probeer dan altijd de expliciete toestemming van de vertrekkende werknemer te krijgen. Dat versterkt je positie bij het inkijken van het mailaccount. Deel hoe dan ook aan je ex-werknemer mee dat je het mailaccount zult bekijken en zorg dat je geen privémails leest, want dat mag niet. Vergeet tot slot niet om de vertrekkende werknemer de toegang tot de mailbox te ontzeggen, om zo je bedrijfsbelang te beschermen, en let op bij het formuleren van het finaal kwijtingsbeding.

Weigering toegang mailbox na ontslag: DesktopToWork staat je bij 

Bij DesktopToWork beschikken we over allerlei tools om het toegangsbeheer van je bedrijf voortdurend onder controle te houden. Achter de schermen van de Citrix Workspace App kun je een ex-werknemer bijvoorbeeld eenvoudig de toegang tot allerlei gegevens ontzeggen. En met enkele draaien aan de knoppen kan een vervanger al aan de slag, zonder de inloggegevens van de ex-werknemer te gebruiken. Want ook dat mag volgens de AVG niet zomaar, zeker niet als de vervanger daarmee toegang tot de mailbox krijgt.

Privacyrechten worden steeds belangrijker. Toch hoeven ze niet ten koste te gaan van de efficiëntie van je organisatie. Met onze tools en digitale oplossingen zorgen we dat een ontslag niet in digitale chaos resulteert. We houden je data veilig en maken dat je bedrijf ongestoord door kan werken. 

Wil je meer weten over hoe we je bij DesktopToWork helpen? Neem contact met ons op.

Altijd, overal en op ieder apparaat veilig met elkaar werken.