Microsoft Teams als communicatieoplossing tijdens de coronasituatie

microsoft teams

Tijdens de Corona-situatie moeten veel medewerkers noodgedwongen thuisblijven en werken. Daar kunnen de meeste wel aan de slag, maar samenwerken blijkt soms toch een tikkeltje moeilijker te zijn. Het roept inderdaad een aantal vragen op. Hoe zorg je ervoor dat de productiviteit niet afneemt? Wat zijn de gevolgen voor mij persoonlijk? Hoe organiseren we de nodige vergaderingen? Microsoft Teams kan hier een ideale oplossing zijn.  

Wat is Teams van Microsoft? 

Covid-19 of Corona behoeft waarschijnlijk maar weinig verduidelijking. Teams kent daarentegen nog niet iedereen. Het is eigenlijk een samenwerkingstool voor zakelijke gebruikers en/of teams en het past binnen het principe Unified Communications. Hiermee kan je eenvoudig even digitaal vergaderen, bellen of overleggen, terwijl ook veilig en gebruiksvriendelijk samenwerken tot de mogelijkheden behoort. Dit doe je niet alleen intern binnen je eigen organisatie, maar ook met eventuele externe partners en bedrijven. 

Zodra je een Microsoft 365-licentie hebt kun je meteen aan de slag met Teams. Dit is overigens onderdeel van onze Online Desktop 365. Als dat niet het geval is, hoef je niet te treuren. Ten gevolge van de coronapandemie heeft Microsoft een gratis trial van Office 365 beschikbaar gemaakt. Gedurende zes maanden ga je gratis aan de slag met de vele functionaliteiten van Teams. Het is natuurlijk ook een marketingstunt waarmee Microsoft nieuwe gebruikers hoopt te verleiden, maar dat neemt niet weg dat jij en/of jouw medewerkers er toch de voordelen van kunnen plukken. 

Naadloze integratie met Office-apps  

Als je de apps van Microsoft Office al gebruikt, heb je een streepje voor. Teams integreert zich naadloos en maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een Word-document met collega’s te delen. Daarnaast kunnen jullie ook samen aan een document werken zonder dat mails telkens heen en weer hoeven te gaan. Het maakt het prettiger om samen te werken, maar ook om tijdens het digitaal vergaderen snel even wat documenten uit te wisselen.  

Effectief communiceren

Bij veel ondernemingen vallen de klassieke communicatiekanalen nu deels weg. Dat kan voor verwarring of zelfs voor frustraties zorgen. Met Teams kan je echter centraal communiceren, zonder dat je meteen alle medewerkers hoeft te bereiken. Zo deel je informatie met een specifiek team, bijvoorbeeld in het kader van een lopend project. Of met behulp van de uitstekende chat applicatie communiceer je met je directe collega(s). In elk geval verminder je de stroom aan onnodige mails, terwijl iedereen voortdurend toegang heeft tot de nodige informatie en bestanden. Over eventuele informatielekken hoef je je daarbij geen zorgen te maken, want je data is net zo veilig als bij de andere tools van Microsoft Office.  

Vergaderen op afstand 

De chatfunctie van Teams is handig om even te overleggen, maar soms is een vergadering waarbij verschillende meningen en visies elkaar ontmoeten nodig. Maak gebruik van de online vergaderingstool van Teams. Via een hoogwaardige audio- en videoverbinding vergaderen jullie online, maar bovendien reken je ook op extra functionaliteiten. Je kan tijdens het vergaderen bijvoorbeeld documenten delen en samen nog een aantal aanpassingen doorvoeren. Bovendien neem je vergaderingen op om later te beluisteren. Handig wanneer iemand net ziek is en niet kan deelnemen. Ten slotte plannen jullie gewoon meteen de nieuwe vergadering in en krijgt iedereen een digitale herinnering in de bus. 

Eenvoudig naar de hand te zetten 

Een ander voordeel van Teams is dat je het heel eenvoudig kan aanpassen en uitbreiden. Zo ben je lang niet beperkt tot de apps van Microsoft Office, maar kan je ook andere apps aan Teams toevoegen. Gebruik je momenteel Google Docs? Dan ben je helemaal niet verplicht om over te stappen naar de tekstverwerker van Microsoft. Maar de mogelijkheden gaan nog veel verder en zo kan je zelfs instellingen per team wijzigen, specifieke kanalen toevoegen en bepaalde notificatievoorkeuren configureren.  

Het moment om nieuwe horizonten te verkennen 

Dat Covid-19 of Corona geen pretje is en dat de situatie niet meteen wenselijk is? Dat hoeven we jou vast niet te vertellen. Toch hoeft de coronasituatie niet te betekenen dat alle communicatielijnen wegvallen. Gelukkig zijn er ruimschoots voldoende tools die de “echte” ervaring kunnen evenaren. Meer nog: deze situatie kan een opportuniteit zijn om nieuwe samenwerkingstools te ontdekken en in de toekomst nog efficiënter de handen in elkaar te slaan. Dat Microsoft Teams ook in de toekomst een belangrijke rol kan spelen? Volgens ons wel! Maar ontdek het vooral zelf en maak gebruik van de Online Desktop 365. 

Altijd, overal en op ieder apparaat veilig met elkaar werken.