Jasper Spaan Geschreven door Jasper Spaan op maandag 23 juli 2018

Volg ons

Wat is Microsoft Office 365?

10 minuten, 54 seconden leestijd Wat is Microsoft Office 365?

Wat is Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 is de nieuwe vorm van Microsoft Office. Het bevat nog steeds de vertrouwde programma’s zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint, maar biedt veel meer. Er zijn meer online functionaliteiten waardoor je volledig in een browser kunt werken en installeren van programma’s zelfs overbodig wordt. De online omgeving van Office 365 biedt ook veel meer applicaties. Hiernaast bieden bepaalde pakketten ook e-mailboxen aan.

Licentiemodel

Microsoft Office 365 is de nieuwe licentievorm van Microsoft Office. Waar je voorheen vaak één keer in de paar jaar een nieuwe licentie kocht voor Microsoft Office, neem je via Office 365 een abonnement af. Zo ben je automatisch in het bezit van de laatste versies. Het abonnement kan zowel maandelijks als jaarlijks worden afgenomen.

Enterprise vs Business licenties

Voor de zakelijke abonnementen van Office 365 is er een scheiding gemaakt tussen Enterprise en Business klanten. Business abonnementen gaan tot 300 licenties. Een Enterprise abonnement is voor bedrijven die 300 of meer licenties nodig hebben of op een Citrix omgeving werken zoals de Online werkplek.

Shared computer activation

Shared computer activation

Zoals hierboven beschreven is het dus nodig om Enterprise licenties af te nemen als je gebruik van van een gecentraliseerde werkomgeving. Je werkt dan met meerdere gebruikers op één server in plaats van dat iedereen een eigen computer heeft. Microsoft stelt bedrijven via shared computer activision in staat om meerdere licenties te installeren en gebruiken op één server.

Deze server kan op je eigen locatie staan, in een public cloud zoals Microsof Azure of in de online werkplek oplossing van DesktopToWork.

Voordelen Office 365

  • Geen investeringen meer

Office 365 betreft een abonnement. Het voordeel hiervan is dat je alleen nog betaalt voor wat je gebruikt en er geen hoge investeringen meer gedaan hoeven te worden.

  • Overal werken

De applicaties en diensten in Office 365 kunnen overal worden gestart via een internetbrowser. Je bent hierdoor niet meer gebonden aan dat ene apparaat met een geïnstalleerde versie van Office.

  • 5 installatiemogelijkheden per gebruiker

We werken tegenwoordig niet meer op één plek of apparaat. Met Office 365 kun je de applicaties installeren op 5 apparaten. Naast je ‘standaard’ werk computer kun je de applicaties dus ook installeren op je privé computer, telefoon en tablet.

  • Veiligheid

De veiligheid voorzieningen in Office 365 gaan ver. We hebben hier een speciaal op deze pagina een alinea aan gewijt.

  • Geen versie verschillen meer tussen gebruikers

Bedrijven kochten voorheen één keer in de paar jaar een licentie. En vaak niet eens voor alle gebruikers in een bedrijf. Hierdoor kwamen er versie verschillen in de applicaties en konden collega’s niet altijd optimaal samenwerken. Met Office 365 is dat verleden tijd: iedere gebruiker kan altijd de laatste versie gebruiken.

  • Complete suite aan applicaties

Office 365 levert een suite aan applicaties waarmee je vrijwel alles kunt doen. Naast de standaard Office applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint biedt Office 365 ook applicaties om werktijden van teams in te delen, een projectplanner, en een tool om gegevens duidelijk weer te geven in dashboards.

  • Vereenvoudigd beheer

Het beheer van de Office licenties is een stuk makkelijker door middel van Office 365. Online kunnen gebruikers worden aangemaakt en verwijderd. Ook kunnen rechten makkelijk worden aangepast. Het feit dat iedereen op dezelfde versie van Office zit, maakt het leven van een beheerder ook een stuk makkelijker.

E-mail

E-mail

Bepaalde abonnementen van Office 365 bevatten ook een e-mailbox. Deze e-mailboxen worden gehost door Microsoft, waardoor geen eigen Microsoft Exchange server meer nodig is. De e-mail hosting vindt plaats in de (Azure) datacenters van Microsoft. Voor Europese klanten gebruikt Microsoft alleen Europese datacenters.

Abonnementen met een e-mailbox:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Bij de abonnementen van Office 365 zit standaard een spamfilter ingebouwd in de dienstverlening. Hiernaast is er ook de optie ‘Advanced Threat Protection’.

Veiligheid

Veiligheid

Veiligheid staat bij Office 365 voorop. Hieronder staat een selectie van de veiligheidsvoorzieningen die Microsoft biedt bij Office 365.

Fysieke beveiliging datacenters Microsoft

  • Datacenters worden 24 uur per dag bewaakt.
  • Om toegang te krijgen moeten meerdere factoren worden gebruikt voor de authenticatie, inclusief biometrische gegevens.
  • Het interne datacentrumnetwerk is gescheiden van het externe netwerk.
  • Interne en externe netwerken zijn compleet gescheiden.
  • Het personeel dat toegang heeft tot de datacenters kunnen niet zien waar specifieke klantgegevens worden opgeslagen
  • Harde schijven en hardware worden gedemagnetiseerd en vernietigd als het aan vervanging toe is.

Gegevens beveiliging

  • Opgeslagen bestanden worden beveiligd met versleuteling.
  • De bestanden die worden verzonden naar en van Microsoft’s datacenters worden beveiligd met een SSL/TLS-versleuteling.
  • Het onrechtmatig wijzigen van gegevens wordt voorkomen of gedetecteerd door middel van beveiligingscontrole, risicobeheer en bestands- en gegevensintegriteit.
  • Spam en malware wordt tegengehouden door Exchange Online Protection, wat je gegevens en toegang tot e-mail beschermt.

Gebruikersopties

  • Door middel van Office-365 berichtenversleuteling kunnen gebruikers e-mails versleuteld versturen naar iedereen, en dus ook andere e-maildiensten.
  • Office 365-berichtversleuteling en Rights Management kunnen worden gecombineerd om meer controle te krijgen om beleid toe te passen voor het beveiligen van gegevens.
  • S/MIME kan worden gebruikt om e-mail te beveiligen door middel van certificaten.
  • De toegang tot bestanden worden geblokkeerd zonder de correcte gebruikersreferenties door middel van Azure Rights Management

Beheerdersopties

  • Door middel van Multi Factor Authentication is de toegang altijd beveiligd met een tweede factor.
  • Met preventie van gegevensverlies wordt voorkomen dat gevoelige gegevens binnen of buiten de organisatie worden vrijgegeven terwijl er trainingen en ondersteuning van gebruikers geboden wordt.
  • Door middel van mobile device management functies kan de toegang to bestanden worden beheerd.
  • De geavanceerde risicobeveiliging en spam- en virusbeveiliging bieden extra bescherming tegen aanvallen.
  • Je krijgt een beter inzicht en controle op de Office 365 omgeving door Office 365 Cloud App Security

Advanced Threat Protection

Advanced Threat Protection is een betaalde optie die gekozen kan worden in Office 365 om je bedrijf beter te beveiligen tegen aanvallen. Advanced threat protection voorziet in verschillende beschermingen:

Postvakbeveiliging

Inbox

Office 365 Advanced threat protection beveiligt je postvak tegen malware aanvallen dat via e-mail wordt verzonden. Alle e-mails, bijlagen en links worden gecontroleerd voordat het wordt afgeleverd in je postvak.

Beveiliging tegen onveilige bijlagen

Bijlagen

Met Office 365 Advanced threat protection voorkom je dat schadelijke bijlagen worden afgeleverd in je postvak. Alle verdachte bijlagen worden real time geanalyseerd op een gedrag gebaseerde malwareanalyse dat bovendien gebruik maakt van machine learning. Bijlagen die als onveilig worden gezien worden geïsoleerd in een aparte sandbox omgeving.

Onveilige koppelingen

Links

Koppelingen (links) die in e-mails staan worden gecontroleerd door Office 365 Advanced threat protection. Zodra je op een koppeling klikt wordt de inhoud gescand en URL’s herschreven. Zodra een koppeling ook daadwerkelijk als onveilig word verklaard krijgt de gebruiker een waarschuwing te zien om de website niet te bezoeken, of dat de website zelfs helemaal geblokkeerd is.

Hiervan kunnen rapporten worden gecreëerd zodat beheerder een goed beeld hebben wie op onveilige koppelingen klikken.

Reports

Multi-factor Authentication

MFA

Inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord is tegenwoordig niet veilig genoeg meer. Mensen kiezen slechte en/of makkelijk te raden wachtwoorden of delen zelfs wachtwoorden met collega’s. Hierdoor lopen bedrijven het risico dat er ongeoorloofd wordt ingelogd en er data ‘op straat’ kan belanden.

Naast de gebruikersnaam en wachtwoord is er dus een extra factor nodig om het inloggen te beveiligen. Welke factoren zijn er die gebruikt kunnen worden om in te loggen?

What you know
Onder deze noemer vallen de gebruikersnamen en wachtwoorden. Als je dit alleen dit gebruikt, maak je dus maar gebruik van één factor. Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord zijn bovendien makkelijk te raden en te gebruiken.

What you have
What you have is een veel gebruikte tweede factor. Denk hierbij aan tokens die op een los apparaat worden weergegeven, codes die via een SMS worden verzonden of een push bericht via een app.

Who you are
Vrijwel alle nieuwe smartphones kunnen een biometrische meting doen om een gebruiker te identificeren. Denk hierbij aan vingerafdrukken of gezichtsherkenning. Hiermee kun je je dus goed identificeren en veilig inloggen.

Om veilig in te loggen moet er dus voor minimaal twee van de drie opties worden gekozen. Microsoft biedt standaard een optie aan voor multi factor authentication waardoor er geen externe dienst voor hoeft worden afgenomen.

OneDrive

OneDrive

Met OneDrive voor Bedrijven en Office 365 kunt u al uw bestanden eenvoudig delen en samen bewerken. Sla uw bestanden op in de cloud, zodat u altijd en overal bij uw data kan.

Samenwerken

Uw office bestanden die staan opgeslagen in OneDrive kunnen worden bewerkt door meerdere mensen tegelijk. Hierdoor kunt u beter samenwerken en is er geen versie beheer meer nodig.

Mobiliteit

Blijf vanaf elke locatie verbonden met je bestanden en mappen. Mobiele OneDrive-apps voor Android, iOS en Windows bieden de beste Office-ervaring, prachtig weergegeven op je favoriete apparaten.

Integratie met Office 365

OneDrive werkt naadloos samen met Office 365 en de bijbehorende applicaties en bestanden zoals Word, Excel en Powerpoint. Ook zijn Teams die in Office 365 zijn gemaakt te integreren in OneDrive. Bekijk de video: https://youtu.be/bWqtS-L-t5k

Sneller zoeken naar het juiste bestand

Microsoft Graph maakt het mogelijk om veel sneller dat ene bestand, document of foto te vinden.

Offline

U kunt ook offline werken in uw bestanden. Zodra u weer een verbinding met internet heeft zullen de veranderingen worden gesynchroniseerd.

Veiligheid

Stel regels voor apparaat toegang in, bekijk apparaatrapporten en wis op afstand gegevens van apparaten die kwijt zijn of zijn gestolen – allemaal vanuit het beheercentrum. Je kunt zien welke bestanden worden gedeeld en met wie. Met in-app delen kan elke werknemer naadloos delen en specifieke toegangsmachtigingen instellen voor zijn bestanden.

Ruim 85% van de bedrijven in de Fortune 500 heeft OneDrive voor Bedrijven

Verschillende pakketten

Zakelijke Office 365 abonnementen zijn zoals hierboven vermeld te verdelen in twee categorieën: Business en Enterprise. Hieronder staan de verschillende pakketten op een rij:

Business

  • Office 365 Business
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business Essentials

Enterprise

  • Office 365 ProPlus
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Prijzen

Business

  • Office 365 Business: € 8.80
  • Office 365 Business Premium: €10.50
  • Office 365 Business Essentials: €4.20

    Enterprise

  • Office 365 ProPlus: €12.90
  • Office 365 Enterprise E1: €6.70
  • Office 365 Enterprise E3: €19.70
  • Office 365 Enterprise E5: €34.40

Back-up

Microsoft slaat data redundant op in meerdere datacenters. Zo bent u ervan verzekerd dat uw data altijd veilig opgeslagen staat. In geval van een calamiteit in één datacenter, staat uw data nog in een ander opgeslagen. Helaas zit er geen back-up functionaliteit inbegrepen in Office 365. Als u dus iets weggooit (per ongeluk of expres) bent u het bestand ook echt kwijt. Daarom biedt DesktopToWork een back-up dienst aan voor Office 365. Hiermee bent u ervan verzekerd dat u nooit meer data of e-mail kwijtraakt.

Kies je er als bedrijf voor om data en e-mail in de Office 365 cloud op te slaan, dan is het van groot belang om een goede back-up te maken. Bij een onbewuste of zelfs bewuste verwijdering van data, is deze ook echt weg. Het is daarom verstandig een kopie op een andere locatie- en gescheiden van Office 365 - onder te brengen.

Microsoft Office 365 back-up maakt automatisch een back-up van Office 365 e-mail, agenda’s en alle bestanden die opgeslagen zijn in OneDrive. Deze back-up wordt dagelijks gemaakt. Als data verwijderd wordt of corrupt is gemaakt, kun je direct de back-up terugzetten en weer aan het werk gaan. Deze worden namelijk een jaar bewaard. Slimme zoek- en herstelopties maken het mogelijk om specifieke items snel terug te halen en zelfs ‘cross user’ data te verplaatsen. Ook wordt alle metadata geback-upt, waardoor mappenstructuren, categorieën en meer worden bewaard.

Archiving

Waarom e-mailarchivering toevoegen?

Naast een back-up oplossing voor Office 365, kun je ook nog archivering van e-mail toevoegen. E-mailarchivering wordt met name toegepast voor compliancy en juridische kwesties. Een e-mail archief is een virtuele kluis waar iedere e-mail die ontvangen én verstuurd is, ligt opgeslagen. Sommige bedrijven en bedrijfstakken hebben zelfs de verplichting om e-mailarchivering toe te passen.

Voldoe aan compliance-voorschriften

E-mail moet wettelijk gezien hetzelfde behandeld worden als papieren post. Het ontbreken van e-mailarchivering kan dus leiden tot juridische problemen, hoge boetes, het verliezen van rechtszaken.

Nooit meer e-mails kwijtraken

Omdat e-mail één van de voornaamste manieren van communiceren is geworden, dient digitale correspondentie beschermd te worden én tegelijkertijd gemakkelijk toegankelijk te zijn. Door archivering raakt er nooit meer een e-mail kwijt.

Vereenvoudig beheer met snelle geïndexeerde zoekopties

Individuele of massa-heraflevering van veilige, geëncrypteerde en gecomprimeerde e-mails, zijn slechts twee van de vele mogelijkheden waarmee je de volledige controle krijgt over de e-mailstromen van uw bedrijf. We informeren je graag over alle opties.

Journal Archivering

Door (activiteitenrapport)archivering op de server, kunnen eindgebruikers gearchiveerde e-mails niet wijzigen. Door alle inkomende en uitgaande e-mailcommunicatie op deze wijze vast te leggen, kunnen organisaties zich houden aan de geldende regelgeving en organisatiegebonden compliance-vereisten.

Compliance en continuïteit

Zorg er altijd voor dat u volledig kunt voldoen aan alle eDiscovery- en regelingsverzoeken. Archiveer, benader en bekijk bedrijfskritische e-mails.

Office 2016 vs Office 365

Om het verschil tussen Office 365 (2016) en de ‘traditionele’ Office versie duidelijk te maken is de volgende tabel gemaakt. Hierin zijn de voordelen van Office 365 te zien.

Office365 voordelen

O365 Training

Bent u nog niet bekend met Office programma’s of wilt u nieuwe functies leren van de verschillende Office programma’s? Dan kunt u terecht bij het Office 365-traininggscentrum.

https://support.office.com/nl-nl/office-training-center

Hier ut beginnen 6 eenvoudige stappen, meer informatie krijgen over de basisbeginselen, sjablonen proberen, beter leren samenwerken en tips krijgen over tijd besparen.

Waarmee kunnen wij jou helpen?

Online Werkplek

Online Werkplek

Zoek je het nieuwe werken anno nu? Je wenst overal en altijd te kunnen werken om jouw productiviteit te verhogen en te versimpelen?

Lees meer!
Office 365

Office 365

Geen eigen investeringen meer in hardware en licenties. Verlaag kosten en downtime, en verhoog de mogelijkheden en veiligheid van je e-mail. Office 365 is uiteraard inclusief support.

Lees meer!
VoIP en Mobiel

VoIP en Mobiel

VoIP geeft je de vrijheid die je nodig hebt. Iedereen is overal bereikbaar en gemiste gesprekken behoren tot het verleden. Vanaf nu bepaal je zelf waar je werkt en wanneer je bereikbaar wilt zijn.

Lees meer!
Connectiviteit

Connectiviteit

Verbinding is belangrijk! DesktopToWork levert een veilige en optimale oplossing rondom netwerken en Access Points(WiFi). We helpen je tevens bij het selecteren van een juiste internet lijn.

Lees meer!