Wat is Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 is de nieuwe vorm van Microsoft Office, ook wel M365 genoemd. Het bevat nog steeds de vertrouwde programma’s zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint, maar biedt veel meer. Er zijn meer online functionaliteiten waardoor je volledig in een browser kunt werken en installeren van programma’s zelfs overbodig wordt. De online omgeving van Office 365 biedt ook veel meer applicaties. Hiernaast bieden bepaalde pakketten ook e-mailboxen aan.

Licentiemodel

Microsoft Office 365 is de nieuwe licentievorm van Microsoft Office. Waar je voorheen vaak één keer in de paar jaar een nieuwe licentie kocht voor Microsoft Office, neem je via Microsoft 365 een abonnement af. Zo ben je automatisch in het bezit van de laatste versies. Het abonnement kan zowel maandelijks als jaarlijks worden afgenomen.

Enterprise vs Business licenties

Voor de zakelijke abonnementen van Microsoft 365 is er een scheiding gemaakt tussen Enterprise en Business klanten. Business abonnementen gaan tot 300 licenties. Een Enterprise abonnement is voor bedrijven die 300 of meer licenties nodig hebben of op een Citrix omgeving werken zoals de Online Werkplek.

Shared computer activation

Zoals hierboven beschreven is het dus nodig om Enterprise licenties af te nemen als je gebruik maakt van een gecentraliseerde werkomgeving. Je werkt dan met meerdere gebruikers op één server in plaats van dat iedereen een eigen computer heeft. Microsoft stelt bedrijven via shared computer activation in staat om meerdere licenties te installeren en gebruiken op één server.

Deze server kan op je eigen locatie staan, in een public cloud zoals Microsoft Azure of in de Online Werkplek oplossing van DesktopToWork.

Voordelen Microsoft 365

• Geen investeringen meer

Microsoft 365 betreft een abonnement. Het voordeel hiervan is dat je alleen nog betaalt voor wat je gebruikt en er geen hoge investeringen meer gedaan hoeven te worden.

• Overal werken

De applicaties en diensten in Microsoft 365 kunnen overal worden gestart via een internetbrowser. Je bent hierdoor niet meer gebonden aan dat ene apparaat met een geïnstalleerde versie van Office.

• 5 installatiemogelijkheden per gebruiker

We werken tegenwoordig niet meer op één plek of apparaat. Met Microsoft 365 kun je de applicaties installeren op 5 apparaten. Naast je ‘standaard’ werk computer kun je de applicaties dus ook installeren op je privé computer, telefoon en tablet.

• Veiligheid

De veiligheid voorzieningen in Microsoft 365 gaan ver. We hebben hier speciaal op deze pagina een alinea aan gewijt.

• Geen versie verschillen meer tussen gebruikers

Bedrijven kochten voorheen één keer in de paar jaar een licentie. En vaak niet eens voor alle gebruikers in een bedrijf. Hierdoor kwamen er versie verschillen in de applicaties en konden collega’s niet altijd optimaal samenwerken. Met Microsoft 365 is dat verleden tijd: iedere gebruiker kan altijd de laatste versie gebruiken.

• Complete suite aan applicaties

Microsoft 365 levert een suite aan applicaties waarmee je vrijwel alles kunt doen. Naast de standaard Office applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint biedt Microsoft 365 ook applicaties om werktijden van teams in te delen, een projectplanner, en een tool om gegevens duidelijk weer te geven in dashboards.

• Vereenvoudigd beheer

Het beheer van de Office licenties is een stuk makkelijker door middel van Microsoft 365. Online kunnen gebruikers worden aangemaakt en verwijderd. Ook kunnen rechten makkelijk worden aangepast. Het feit dat iedereen op dezelfde versie van Office zit, maakt het leven van een beheerder ook een stuk makkelijker. Dit alles doe je op afstand via je webbrowser.

E-mail

Bepaalde abonnementen van Microsoft 365 bevatten ook een e-mailbox. Deze e-mailboxen worden gehost door Microsoft, waardoor geen eigen Microsoft Exchange server meer nodig is. De e-mail hosting vindt plaats in de (Azure) datacenters van Microsoft. Voor Europese klanten gebruikt Microsoft alleen Europese datacenters.

Abonnementen met een e-mailbox:

• Microsoft 365 Business Basic (Voorheen Office 365 Business Essentials)
• Microsoft 365 Business Standard (Voorheen Office 365 Business Premium)
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E5

Bij de bovenstaande abonnementen van Microsoft 365 zit standaard een spamfilter ingebouwd in de dienstverlening. Hiernaast is er ook de optie ‘Advanced Threat Protection’. Hiermee kan je jouw bedrijf nog beter beschermen tegen aanvallen. Verderop in deze blog zal dit onderwerp nog verder besproken worden.

Veiligheid

Veiligheid staat bij Microsoft 365 voorop. Hieronder staat een selectie van de veiligheidsvoorzieningen die Microsoft biedt bij Microsoft 365.

Fysieke beveiliging datacenters Microsoft

• Datacenters worden 24 uur per dag bewaakt.
• Om toegang te krijgen moeten meerdere factoren worden gebruikt voor de authenticatie, inclusief biometrische gegevens.
• Het interne datacentrumnetwerk is gescheiden van het externe netwerk.
• Het personeel dat toegang heeft tot de datacenters kunnen niet zien waar specifieke klantgegevens worden opgeslagen
• Harde schijven en hardware worden gedemagnetiseerd en vernietigd als het aan vervanging toe is.

Gegevens beveiliging

• Opgeslagen bestanden worden beveiligd met versleuteling.
• De bestanden die worden verzonden naar en van Microsoft’s datacenters worden beveiligd met een SSL/TLS-versleuteling.
• Het onrechtmatig wijzigen van gegevens wordt voorkomen of gedetecteerd door middel van beveiligingscontrole, risicobeheer en bestands- en gegevensintegriteit.
• Spam en malware wordt tegengehouden door Exchange Online Protection, wat je gegevens en toegang tot e-mail beschermt.

Gebruikersopties

• Door middel van Microsoft-365 berichtenversleuteling kunnen gebruikers e-mails versleuteld versturen naar iedereen, en dus ook andere e-maildiensten.
• Microsoft 365-berichtversleuteling en Rights Management kunnen worden gecombineerd om meer controle te krijgen om beleid toe te passen voor het beveiligen van gegevens.
• S/MIME kan worden gebruikt om e-mail te beveiligen door middel van certificaten.
• De toegang tot bestanden worden geblokkeerd zonder de correcte gebruikersreferenties door middel van Azure Rights Management

Beheerdersopties

• Door middel van Multi Factor Authentication is de toegang altijd beveiligd met een tweede factor.
• Met preventie van gegevensverlies wordt voorkomen dat gevoelige gegevens binnen of buiten de organisatie worden vrijgegeven terwijl er trainingen en ondersteuning van gebruikers geboden wordt.
• Door middel van mobile device management functies kan de toegang to bestanden worden beheerd.
• De geavanceerde risicobeveiliging en spam- en virusbeveiliging bieden extra bescherming tegen aanvallen.
• Je krijgt een beter inzicht en controle op de Microsoft 365 omgeving door Microsoft 365 Cloud App Security

Advanced Threat Protection

Advanced Threat Protection is een betaalde optie die gekozen kan worden in Microsoft 365 om je bedrijf beter te beveiligen tegen aanvallen. Advanced threat protection voorziet in verschillende beschermingen:

Postvakbeveiliging

Microsoft 365 Advanced threat protection beveiligt je postvak tegen malware aanvallen dat via e-mail wordt verzonden. Alle e-mails, bijlagen en links worden gecontroleerd voordat het wordt afgeleverd in je postvak.

Beveiliging tegen onveilige bijlagen

Met Microsoft 365 Advanced threat protection voorkom je dat schadelijke bijlagen worden afgeleverd in je postvak. Alle verdachte bijlagen worden real time geanalyseerd op een gedrag gebaseerde malwareanalyse dat bovendien gebruik maakt van machine learning. Bijlagen die als onveilig worden gezien worden geïsoleerd in een aparte sandbox omgeving.

Onveilige koppelingen

Koppelingen (links) die in e-mails staan worden gecontroleerd door Microsoft 365 Advanced threat protection. Zodra je op een koppeling klikt wordt de inhoud gescand en URL’s herschreven. Zodra een koppeling ook daadwerkelijk als onveilig word verklaard krijgt de gebruiker een waarschuwing te zien om de website niet te bezoeken, of dat de website zelfs helemaal geblokkeerd is.

Hiervan kunnen rapporten worden gecreëerd zodat een beheerder goed beeld heeft wie op onveilige koppelingen klikken.

Multi-factor Authentication

Multi-factor Authentication of ook wel MFA genoemd. Inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord is tegenwoordig niet veilig genoeg meer. Mensen kiezen slechte en/of makkelijk te raden wachtwoorden of delen zelfs wachtwoorden met collega’s. Hierdoor lopen bedrijven het risico dat er ongeoorloofd wordt ingelogd en er data ‘op straat’ kan belanden.

Naast de gebruikersnaam en wachtwoord is er dus een extra factor nodig om het inloggen te beveiligen. Een combinatie van de volgende factoren kunnen gebruikt worden om in te loggen.

What you know
Onder deze noemer vallen de gebruikersnamen en wachtwoorden. Als je alleen dit gebruikt, maak je dus maar gebruik van één factor. Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord zijn bovendien makkelijk te raden en te gebruiken.

What you have
What you have is een veel gebruikte tweede factor. Denk hierbij aan tokens die op een los apparaat worden weergegeven, codes die via een SMS worden verzonden of een push bericht via een app.

Who you are
Vrijwel alle nieuwe smartphones kunnen een biometrische meting doen om een gebruiker te identificeren. Denk hierbij aan vingerafdrukken of gezichtsherkenning. Hiermee kun je je dus goed identificeren en veilig inloggen.

Om veilig in te loggen moet er dus voor minimaal twee van de drie opties worden gekozen. Microsoft biedt standaard een optie aan voor multi factor authentication waardoor er geen externe dienst voor hoeft worden afgenomen.

OneDrive

Met OneDrive voor Bedrijven en Microsoft 365 kan je al jouw bestanden eenvoudig delen en samen bewerken. Sla jouw bestanden op in de cloud, zodat je altijd en overal bij jouw data kan.

Samenwerken

Jouw office bestanden die staan opgeslagen in OneDrive kunnen worden bewerkt door meerdere mensen tegelijk. Hierdoor kan je beter samenwerken en is er geen versie beheer meer nodig.

Mobiliteit

Blijf vanaf elke locatie verbonden met je bestanden en mappen. Mobiele OneDrive-apps voor Android, iOS en Windows bieden de beste Office-ervaring, prachtig weergegeven op je favoriete apparaten.

Integratie met Microsoft 365

OneDrive werkt naadloos samen met Microsoft 365 en de bijbehorende applicaties en bestanden zoals Word, Excel en Powerpoint. Ook zijn Teams die in Microsoft 365 zijn gemaakt te integreren in OneDrive. Bekijk de video: https://youtu.be/bWqtS-L-t5k

Sneller zoeken naar het juiste bestand

Microsoft Graph maakt het mogelijk om veel sneller dat ene bestand, document of foto te vinden.

Offline

Je kunt ook offline werken in jouw bestanden. Zodra je weer een verbinding met internet hebt zullen de veranderingen worden gesynchroniseerd.

Veiligheid

Stel regels voor apparaat toegang in, bekijk apparaatrapporten en wis op afstand gegevens van apparaten die kwijt zijn of zijn gestolen – allemaal vanuit het beheercentrum. Je kunt zien welke bestanden worden gedeeld en met wie. Met in-app delen kan elke werknemer naadloos delen en specifieke toegangsmachtigingen instellen voor zijn bestanden.

Ruim 85% van de bedrijven in de Fortune 500 heeft OneDrive voor Bedrijven.

Verschillende pakketten

Zakelijke Microsoft 365 abonnementen zijn zoals hierboven vermeld te verdelen in twee categorieën: Business en Enterprise. Hieronder staan de verschillende pakketten op een rij, bijbehorende prijzen zijn terug te vinden op de prijzenpagina

Prijzen

Business

• Microsoft 365-apps voor bedrijven (voorheen Office 365 Business)
• Microsoft 365 Business Standard (voorheen Office 365 Business Premium)
• Microsoft 365 Business Basic (voorheen Office 365 Business Essentials)

Enterprise

• Microsoft 365-apps voor ondernemingen (voorheen Office 365 ProPlus)
• Microsoft 365 E1 (voorheen Office 365 Enterprise E1)
• Microsoft 365 E3 (voorheen Office 365 Enterprise E3)
• Microsoft 365 E5 (voorheen Office 365 Enterprise E5)

Back-up

Microsoft slaat data redundant op in meerdere datacenters. Zo ben je ervan verzekerd dat jouw data altijd veilig opgeslagen staat. In geval van een calamiteit in één datacenter, staat jouw data nog in een ander opgeslagen. Helaas zit er geen back-up functionaliteit inbegrepen in Microsoft 365. Als je dus iets weggooit (per ongeluk of expres) ben je het bestand ook echt kwijt. Daarom biedt DesktopToWork een back-up dienst aan voor Microsoft 365. Hiermee ben je ervan verzekerd dat je nooit meer data of e-mail kwijtraakt.

Kies je er als bedrijf voor om data en e-mail in de Microsoft 365 cloud op te slaan, dan is het van groot belang om een goede back-up te maken. Bij een onbewuste of zelfs bewuste verwijdering van data, is deze ook echt weg. Het is daarom verstandig een kopie op een andere locatie- en gescheiden van Microsoft 365 – onder te brengen.

Microsoft Office 365 back-up maakt automatisch een back-up van Microsoft 365 e-mail, agenda’s en alle bestanden die opgeslagen zijn in OneDrive. Deze back-up wordt dagelijks gemaakt. Als data verwijderd wordt of corrupt is gemaakt, kun je direct de back-up terugzetten en weer aan het werk gaan. Deze worden namelijk een jaar bewaard. Slimme zoek- en herstelopties maken het mogelijk om specifieke items snel terug te halen en zelfs ‘cross user’ data te verplaatsen. Ook wordt alle metadata geback-upt, waardoor mappenstructuren, categorieën en meer worden bewaard.

Archiving

Waarom e-mailarchivering toevoegen?

Naast een back-up oplossing voor Microsoft 365, kun je ook nog archivering van e-mail toevoegen. E-mailarchivering wordt met name toegepast voor compliancy en juridische kwesties. Een e-mail archief is een virtuele kluis waar iedere e-mail die ontvangen én verstuurd is, ligt opgeslagen. Sommige bedrijven en bedrijfstakken hebben zelfs de verplichting om e-mailarchivering toe te passen.

Voldoe aan compliance-voorschriften

E-mail moet wettelijk gezien hetzelfde behandeld worden als papieren post. Het ontbreken van e-mailarchivering kan dus leiden tot juridische problemen, hoge boetes, het verliezen van rechtszaken.

Nooit meer e-mails kwijtraken

Omdat e-mail één van de voornaamste manieren van communiceren is geworden, dient digitale correspondentie beschermd te worden én tegelijkertijd gemakkelijk toegankelijk te zijn. Door archivering raakt er nooit meer een e-mail kwijt.

Vereenvoudig beheer met snelle geïndexeerde zoekopties

Individuele of massa-heraflevering van veilige, geëncrypteerde en gecomprimeerde e-mails, zijn slechts twee van de vele mogelijkheden waarmee je de volledige controle krijgt over de e-mailstromen van jouw bedrijf. We informeren je graag over alle opties.

Journal Archivering

Door (activiteitenrapport)archivering op de server, kunnen eindgebruikers gearchiveerde e-mails niet wijzigen. Door alle inkomende en uitgaande e-mailcommunicatie op deze wijze vast te leggen, kunnen organisaties zich houden aan de geldende regelgeving en organisatiegebonden compliance-vereisten.

Compliance en continuïteit

Zorg er altijd voor dat je volledig kunt voldoen aan alle eDiscovery- en regelingsverzoeken. Archiveer, benader en bekijk bedrijfskritische e-mails.

Office 2019 vs Microsoft 365

Om het verschil tussen Office 365 en de ‘traditionele’ Office versie duidelijk te maken is de volgende tabel gemaakt. Hierin zijn de voordelen van Office 365 te zien.

		Office 2019		Microsoft 365
Kosten		Eenmalige Kosten		Een klein maandelijks bedrag of besparen door voor een heel jaar te betalen
Office-toepassingen		Denk aan Office-apps, zoals Excel, Word en PowerPoint. Deze apps worden niet bijgewerkt wanneer er nieuwe functies beschikbaar zijn.		Omvat de nieuwste versie van Office-apps, zoals Excel, Word, Powerpoint en Outlook. Je krijgt altijd de nieuwste functies, nieuwe hulpmiddelen, beveilingsupdates en bugfixes. Pc-gebruikers krijgen ook Access en Publisher.
Functie updates		Beveiligingsupdates zijn inbegrepen, maar je krijgt geen nieuwe functies. Upgrades naar primaire versies zijn niet inbegrepen.		Je versie van Office wordt continu verbeterd. Je krijgt alle nieuweste functies en updates, evenals beveiligingsupdates en bugfixes.
Office installeren op meer dan één computer (PC of Mac)		Eenmalige aankopen kunnen eenmaal worden geïnstalleerd op een PC of Mac.		Office 365 is te installeren op al je apparaten en je kunt bij vijf apparaten tegelijk aanmelden. Dat betekent dat je Office overal kunt gebruiken op elk gewenst apparaat. Dit geldt ook voor PC’s, Macs, tablets en telefoons.
Geavanceerde functies op tablets en telefoons		Installeer de gratis mobiele apps en krijg basisbewerkingsfuncties op tablets of telefoons kleiner dan 10,1 inch.		Installeer de gratis mobiele apps en krijg extra functies wanneer je bent aangemeld bij de Office-apps op jouw apparaat.
Extra online opslag		Niet inbegrepen.		Bewaar jouw bestanden veilig in de cloud en open ze vanaf elke locatie. 1 TB cloudopslag in OneDrive per gebruiker.
Technische ondersteuning is inbegrepen		Technische ondersteuning is alleen inbegrepen voor de eerste installatie.		Zolang jouw abonnement geldig is, kan je kosteloos contact opnemen met Microsoft voor hulp bij technische kwesties of voor ondersteuning bij jouw abonnement en de facturering.

M365 Training

Ben je nog niet bekend met Office programma’s of wil je nieuwe functies leren van de verschillende Office programma’s? Dan kun je terecht bij het Office 365-trainingscentrum.