OneDrive voor bedrijven, wat is dat precies?

OneDrive is dé opslagdienst van Microsoft waarmee je bestanden ‘in de cloud’ opslaat en deelt. Je kunt het vergelijken met diensten als Google Drive en Dropbox. Het voordeel van OneDrive is dat het met vele soorten bestanden overweg kan zoals tekstdocumenten, muziek en foto’s. Ook is het altijd en vanaf ieder apparaat met een internetverbinding te bereiken, bijvoorbeeld vanaf de computer of via een applicatie op een mobiele telefoon. En dit biedt vele voordelen.

Stel: je werkt op je werkcomputer aan een Word-document en slaat deze op in ‘Mijn documenten’ of de netwerkschijf, dan kun je er vanuit huis niets mee. Tenzij je het opslaat op een USB-stick en deze mee naar huis neemt. Sla je het bestand op in OneDrive, dan kun je deze vanaf iedere gewenste locatie bekijken én bewerken. Alle wijzigingen die je in dit document maakt, worden meteen weer opgeslagen. Mocht je enkel offline kunnen werken, worden alle bestanden gesynchroniseerd zodra er weer een verbinding is. Dit zorgt ervoor dat je altijd verder kan werken aan de meest recente versie. Tevens worden alle bestanden automatisch geback-upt.

Wanneer je OneDrive gebruikt met een account die door jouw bedrijf wordt verstrekt, wordt dit programma ook wel OneDrive voor bedrijven genoemd.

Maar eerst: wat is ‘de cloud’ nou eigenlijk?

‘De Cloud’ is eigenlijk een ander woord voor het internet. Het bestaat uit heel veel computers die met elkaar verbonden zijn door kabels, antennes en satellieten. Zou je dit uittekenen zie je een ‘wolk’ aan verbindingen. OneDrive is een stuk opslagruimte die voor jou beschikbaar is gesteld door Microsoft. Je kunt dit gebruiken of tegen betaling uitbreiden voor een grotere opslag. 

Waar wordt jouw data opgeslagen?

Om betrouwbaarheid en hoge beschikbaarheid te garanderen, kopieert Office 365 alle klantgegevens naar minimaal twee datacenterlocaties die ver van elkaar vandaan liggen. Op deze manier zijn zij in staat om betrouwbaarheid en een hoge beschikbaarheid te garanderen en is het mogelijk een herstel te bieden na bijvoorbeeld een noodgeval.

Hoe veilig is werken in de cloud?

Heel veilig zelfs! Juist omdat je de mogelijkheid hebt om zelf alle toegangsmachtigingen in te stellen; ‘Wie heeft toegang tot wat?’ bepaal je zelf wie mee mag kijken en werken aan wel document. Ook kun je vanaf een afstand bekijken welke documenten worden gedeeld met wie én kun je op afstand gegevens van apparaten wissen die kwijt zijn of gestolen. Bovendien kun je een extra laag aan de beveiliging toevoegen door gebruik te maken van een tweestapsverificatie. Het toevoegen van een extra versleuteling op je mobiele telefoon bij het inloggen bijvoorbeeld. Microsoft treft daarnaast strenge maatregelen om klantgegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegde personen, bijvoorbeeld medewerkers en onderaannemers.

Wat zijn de voordelen van werken in de cloud?

Omdat alle documenten, foto’s en muziek op één stuk opslagruimte van het internet staan, kun je er áltijd bij. Mits je een goedwerkende internetverbinding hebt natuurlijk. Omdat je alle bestanden die op je OneDrive hebt opgeslagen ook kunt synchroniseren met je vaste computer, verzeker je jezelf ervan dat alle bestanden op twee goed beveiligde plekken staan. Daarnaast werkt OneDrive naadloos samen met Office 365 en de bijbehorende applicaties zoals Word, Excel, en Powerpoint en kun je dus snel wisselen tussen de verschillende programma’s. Werken met verschillende versies is daarbij verleden tijd en je hoeft nooit meer te wachten op het afronden van een document door een collega.

OneDrive versus OneDrive voor bedrijven

OneDrive

“Bestanden en foto’s opslaan in OneDrive en ze vanaf elk apparaat openen, waar u zich ook bevindt”

OneDrive is je persoonlijke, online omgeving waarin je bestanden opslaat en wijzigt. Je hebt toegang tot alle bestanden vanaf elk apparaat. Gebruik je telefoon, computer of tablet om verder te gaan met het werk, precies waar je bent gebleven. De wijzigingen die je in de documenten aanbrengt, worden direct bijgewerkt op alle apparaten. Ook wanneer je offline werkt. Dit houdt dus ook in dat je geen actieve verbinding hoeft te hebben om bij je belangrijke bestanden te kunnen. Mocht er iets met je bestanden gebeuren, hoef je niet bang te zijn dat je belangrijke documenten verliest. Ze zijn opgeslagen in OneDrive én extra versleuteld met SSL (Secure Sockets Layer: encryptie-protocollen die de communicatie tussen computers beveiligen).

OneDrive voor Bedrijven

“Met OneDrive voor Bedrijven en Office 365 kunt je al je bestanden delen en er samen met anderen aan werken.”

OneDrive voor Bedrijven is de online opslag die bedoeld is voor zakelijke doeleinden. Deze online omgeving wordt dus ook beheerd door jouw organisatie. Met OneDrive voor Bedrijven sla je alle bestanden eenvoudig op en kun je ze openen vanaf alle apparaten. Ook hierbij geldt: alle wijzigingen die je aanbrengt tijdens de offlinemodus, worden bijgewerkt wanneer je weer verbinding hebt. OneDrive voor Bedrijven maakt het daarnaast heel eenvoudig om bestanden te delen en te bewerken met mensen binnen of buiten de organisatie. Lang zoeken naar documenten is overigens ook verleden tijd. Door middel van Microsoft Graph kun je razendsnel zoeken naar bestanden, foto’s en documenten. Omdat er vaak gewerkt wordt met gevoelige bedrijfsgegevens zijn er bij OneDrive voor Bedrijven geavanceerde opties voor het beveiligen van de online omgeving. Kortom, OneDrive voor Bedrijven brengt teams samen voor het beste werkresultaat.

Samenvatting

Microsoft OneDrive is dus een gratis, online persoonlijke opslagruimte die je krijgt met een Microsoft account of Outlook.com. Je kunt het gebruiken om bestanden zoals documenten, foto’s en video’s op te slaan, te bewerken en te delen met anderen. Microsoft OneDrive voor Bedrijven is bedoeld voor zakelijke doeleinden. De online omgeving wordt beheerd door de organisatie en stelt jou en je collega’s in staat om samen aan bestanden te werken. De organisatie bepaald wie welke rechten heeft.