Wat moet je doen met het mailaccount van een ex-werknemer?

6 minuten, 16 seconden leestijd maandag 29 juli 2019 Office 365 Compliance

Werknemers gebruiken een zakelijke mailbox. Na het ontslag is het dan ook niet onlogisch dat je de ex-werknemer de toegang tot zijn zakelijk mailadres ontzegt. De kantoorsleutels vraag je toch ook terug? Hiernaast wil je derden, die niet op de hoogte zijn van het ontslag, natuurlijk niet van een goede service beroven. Uiteraard kan je samen met de ex-werknemer praktische afspraken maken, maar bij een abrupt ontslag is dat niet altijd mogelijkWat met het mailaccount na ontslag? Wij van DesktopToWork leggen jou een en ander uit. 

Vaststellingsovereenkomst en mailaccount na ontslag 

Wordt er gekozen voor een ontslag met wederzijds goedvinden? Dan maken jullie in de vaststellingsovereenkomst een aantal afspraken. Denk maar aan de schadevergoeding of aan de gevolgen voor de leaseauto. Ook wat het mailaccount betreft kunnen jullie misschien wel overeenstemming vinden. Conform de AVG mag je privacyrechten immers aantasten indien er, onder andere, van toestemming sprake is.  

In de vaststellingsovereenkomst kan de vertrekkende medewerker die toestemming verlenen. Het is dan wel belangrijk dat concreet wordt opgenomen wat je als werkgever al dan niet mag doen. Uiteraard kan je de ex-werknemer eerst nog even de tijd geven om niet-zakelijke mails te verwijderen. Dat is net zo fijn. 

Ook zal je steeds een redelijke termijn waarbinnen je het mailaccount mag inzien, overeen moete komen. Wat een redelijke termijn is, is afhankelijk van de feitelijke omstandigheden. Reken over het algemeen op een termijn van zo’n zes maanden vanaf de dag van de uitdiensttreding. Maar indien de ex-werknemer als salesman veel klantcontact had, is een langere termijn misschien wel redelijkIn een ander geval is een kortere termijn minstens even logisch.  

Mailaccount na ontslag: na waarschuwing zakelijke mails bekijken 

Naast de toestemming is er nog een andere grondslag waarop je je als (ex-)werkgever kan beroepen. Het gaat om het zogenoemd gerechtvaardigd belang. In dit geval geeft het bedrijfsbelang, namelijk het belang dat klanten of relaties alsnog adequaat worden geholpen, jou het recht om het zakelijk mailaccount van de ex-werknemer in te kijken. Wel is het belangrijk om de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen en enkel de zakelijke mails te bekijken. Jouw zakelijk belang wettigt immers niet het inkijken van privémails. Mails die afkomstig zijn van familieleden of waarvan het onderwerp niet eenvoudig als zakelijk kan worden gecatalogiseerd, mag je in principe dus niet inkijken. Zelfs niet indien ze van collega’s afkomstig zijn.  

Inkijken mailaccount na ontslag: waarschuw eerst 

Wanneer je tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst het mailaccount van een werknemer in wilt kijken, moet je de werknemer vooraf op de hoogte brengen. Dat volgt onder andere uit de jurisprudentie van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens, dat zo onder andere het recht op privacy een zogenoemd mensenrecht - vrijwaart 

Het einde van het dienstverband hoeft uiteraard niet het einde van het recht op privéleven te betekenen. Telkens je de mailbox van de ex-werknemer inkijkt, moet je de ex-werknemer vooraf verwittigen. Uiteraard is dat niet altijd even praktisch. Daarom kan je de mogelijkheid tot het inkijken van het mailaccount bij ontslag, ook vooraf meedelen. Zo kan je een bepaling opnemen in de arbeidsovereenkomst, in het personeelsreglement of in een internet- en mailprotocolDat is eenvoudiger. Wel onderstreept het Hof dat men ook dan moet nagaan of er sprake is van een legitiem doel. Laat daarom na het ontslag even schriftelijk weten dat je het mailaccount gedurende een redelijke termijn zal inkijken. Voeg meteen ook een korte motivering toe en geef aan waarom het inkijken van het mailaccount belangrijk is. Zo sta je vast in jouw schoenen. 

Mailaccount ontslag: toegang ontzeggen 

Er bestaan verschillende manieren om de belangen van jouw organisatie ook na het ontslag te bewaken. Het preventief in de arbeidsovereenkomst opnemen van een concurrentie-, relatie- en geheimhoudingsbeding is alvast een goed idee. Idealiter koppel je daar ook enkele boetebedingen aan vast. Want voorkomen is nog steeds beter dan genezen. En daarom ontzeg je na het ontslag de toegang tot het mailaccount. Zo kan men nadien niet allerlei gegevens stelen of het zakelijk mailadres misbruiken. Overigens kunnen we dat ook zeggen over de andere accounts en credentials waarover de ex-werknemer beschikt. 

Ook hier kan je de ex-werknemer vooraf op de hoogte brengen van de toegangsweigering. Voeg zo’n bepaling eventueel ook toe aan het email- en internetprotocol en geef de ex-werknemer vooraf de mogelijkheid om eventuele privémails te recupereren. Maak wel goede afspraken en beperk die mogelijkheid tot een korte termijn. Een termijn van tien werkdagen na het ontslag lijkt te volstaan. Let bij het opnemen van het finaal kwijtingsbeding wel even op: maak meteen duidelijk dat het finaal kwijtingsbeding niet van toepassing is indien men gedurende deze periode alsnog vertrouwelijke gegevens zou stelen. En geef natuurlijk aan dat je dat ook mag controleren…  

Samenvatting gevolgen mailaccount bij ontslag 

De behandeling van het mailaccount bij ontslag is niet eenvoudig omdat er het risico bestaat dat het privéleven van de ex-werknemer een knauw krijgt. De nodige voorzichtigheid aan de dag leggen, staat dan ook centraal. Neem daarom afspraken op in de arbeidsovereenkomst en voorzie ook een en ander in het mail- en internetprotocol. Indien je een vaststellingsovereenkomst opstelt, tracht je steeds de expliciete toestemming van de vertrekkende werknemer te verkrijgen. Dan sta je bij het inkijken van het mailaccount extra vast in de schoenen. Hoe dan ook deel je de ex-werknemer mee dat je het mailaccount zal inkijken. Behoed je er echter van dat je geen privémails leest. Dat mag immers niet. Vergeet tot slot ook niet om jouw belangen te vrijwaren door de vertrekkende werknemer de toegang tot de mailbox te ontzeggen en let op bij het formuleren van het finaal kwijtingsbeding. 

Weigering toegang mailbox na ontslag: DesktopToWork staat je bij 

Bij DesktopToWork beschikken we over allerlei tools om het toegangsbeheer voortdurend onder controle te houden. Achter de schermen van de Citrix Workspace App kan je de ex-werknemer bijvoorbeeld eenvoudig de toegang tot allerlei gegevens ontzeggen. En met enkele draaien aan de knoppen kan de vervanger al aan de slag. Zo hoeft de vervanger niet de credentials van de ex-werknemer te gebruiken. Want ook dat is conform de AVG niet zomaar toegelaten. Zeker niet indien dat ook toegang tot de mailbox impliceert. 

Privacyrechten worden steeds belangrijker. Toch hoeven ze niet te toornen aan de efficiëntie binnen jouw onderneming. Via onze tools en digitale oplossingen hoeft een ontslag niet in digitale chaos te resulteren. Wij houden jouw data immers graag veilig, terwijl we zakelijke doelmatigheid garanderen. Wil je weten hoe we dat doen? Dan leggen we jou graag een en ander uit. Kom even op de koffie en laten we het er gezellig over hebben.  

 

Jasper Spaan Geschreven door Jasper Spaan op
maandag 29 juli 2019
Office 365 Compliance

Volg ons


Werk beter. Leef beter. Hoe maken wij onze beloftes waar?

Door te hard te werken.

Online Desktop

Online Desktop

Wij maken in de cloud werken mogelijk. Zo werk je overal en ben je steeds bereikbaar. Uiteraard sleutelen we ook aan de vereenvoudiging van de processen. Waardoor je nog productiever bent!

Lees meer!
Office 365

Office 365

Via DesktopToWork kan je nu ook werken in de cloud met Office. En dit zonder dat je zelf hoeft te investeren in licenties en hardware. Niet alleen verlaag je de downtime, bovendien maak je gebruik van extra mogelijkheden. Denk maar onze uitgebreide support.

Lees meer!
VoIP en Mobiel

VoIP en Mobiel

De Online Werkplek vergt flexibiliteit. Door te kiezen voor VoIP introduceer je de vrijheid waar iedereen naar hunkert. Zo is eenieder overal bereikbaar, net zoals ook de klant het vraagt. En daar pluk je als bedrijf de voordelen van.

Lees meer!
Connectiviteit

Connectiviteit

Bij DesktopToWork verbinden we de voordelen van de cloud met die van een flexibele werkplek. Voor ons is verbinden nu eenmaal belangrijk. En daarom kennen we er alles van. Wij selecteren voor jou de beste internetlijn en leveren optimale netwerk- en wifi-oplossingen. Waardoor je voortdurend razendsnel werkt.

Lees meer!