Hoe werkt Microsoft Copilot samen met SharePoint?

Microsoft Copilot werkt samen met SharePoint als een intelligente AI-assistent die je documentbeheer en teamwerk naar een hoger niveau tilt. De integratie laat je documenten automatisch organiseren, samenvatten en doorzoeken, terwijl het ook helpt bij het genereren van content en het vinden van relevante informatie. Copilot analyseert de content in je SharePoint-omgeving en biedt contextbewuste ondersteuning, waardoor teams efficiënter kunnen samenwerken en waardevolle inzichten uit hun informatie kunnen halen. Dit zorgt voor een productievere digitale werkplek met minder handmatig werk.

Wat is Microsoft Copilot en hoe versterkt het SharePoint?

Microsoft Copilot is een AI-gestuurde assistent die naadloos integreert met Microsoft 365-toepassingen, waaronder SharePoint. Het werkt als een intelligente partner die je helpt bij het uitvoeren van taken, het vinden van informatie en het genereren van content.

In SharePoint-omgevingen functioneert Copilot als een krachtige uitbreiding die de manier waarop je met documenten en informatie werkt fundamenteel verandert. Het analyseert de inhoud van je SharePoint-sites, bibliotheken en documenten om contextbewuste hulp te bieden precies wanneer je die nodig hebt.

De basisfunctionaliteit van Copilot in SharePoint omvat:

• Intelligente zoekfunctionaliteit die verder gaat dan traditionele zoektermen
• Automatische samenvatting van documenten en rapporten
• Contentgeneratie voor documenten, posts en pagina’s
• Contextbewuste suggesties gebaseerd op je teamwerk en content

Door natuurlijke taal te gebruiken, kun je Copilot vragen stellen over je SharePoint-content zoals: “Vat het laatste marketingplan samen” of “Zoek alle documenten over project X van de afgelopen maand” – en krijg je direct relevante resultaten.

Hoe kun je documenten in SharePoint beheren met Copilot?

Met Copilot transformeer je je SharePoint-documentbeheer van een handmatig proces naar een intelligent systeem. Het helpt je bij het organiseren, categoriseren en ontsluiten van informatie zonder dat je handmatig door alle content hoeft te zoeken.

Praktische manieren waarop je Copilot kunt gebruiken voor documentbeheer in SharePoint:

• Automatische metadata-toewijzing: Copilot kan documentinhoud analyseren en relevante tags en metadata voorstellen, wat het vinden van informatie later vergemakkelijkt.
• Inhoud samenvatten: Vraag Copilot om lange documenten samen te vatten zodat je snel de hoofdpunten kunt begrijpen zonder alles te lezen.
• Gericht zoeken: Gebruik natuurlijke taalvragen om specifieke informatie te vinden zoals “Toon me alle contracten die in het derde kwartaal verlopen” of “Vind alle documenten waar team X aan heeft bijgedragen”.
• Content genereren: Laat Copilot eerste versies maken van documenten, presentaties of rapporten op basis van bestaande content in je SharePoint-omgeving.

Het meest waardevolle aspect is dat Copilot de context van je werk begrijpt. Het weet welke documenten relevant zijn voor jouw rol, welke projecten belangrijk zijn voor je team en past zijn ondersteuning daarop aan.

Welke voordelen biedt de Copilot-SharePoint integratie voor teams?

De integratie tussen Copilot en SharePoint creëert een krachtige samenwerkingsomgeving die teams helpt efficiënter te werken en betere resultaten te behalen. Deze combinatie biedt diverse voordelen voor teamwerk:

Allereerst zorgt de integratie voor een aanzienlijke tijdsbesparing. Teams hoeven niet meer eindeloos te zoeken naar informatie of handmatig rapporten samen te stellen – Copilot doet dit werk voor hen. Dit leidt tot snellere besluitvorming omdat relevante informatie direct beschikbaar is.

Daarnaast verbetert de kennisdeling binnen organisaties doordat Copilot:

• Automatisch relevante documenten en inzichten voorstelt gebaseerd op wat je team aan het doen is
• Verbanden legt tussen verschillende projecten en documenten die teams anders misschien zouden missen
• De drempel verlaagt voor nieuwe teamleden om toegang te krijgen tot informatie en zich snel in te werken
• Zorgt dat geen belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, zelfs niet in grote documentenverzamelingen

Voor vergaderingen en projectbesprekingen kan Copilot samenvattingen maken van belangrijke SharePoint-documenten, waardoor iedereen op dezelfde pagina blijft zonder zich door lange rapporten te hoeven worstelen.

Hoe stel je Copilot in voor optimaal gebruik met SharePoint?

Voor een effectieve implementatie van Copilot in je SharePoint-omgeving is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te volgen. Hier zijn de belangrijkste stappen:

Begin met het verzekeren van de juiste licenties. Microsoft Copilot voor Microsoft 365 vereist specifieke licenties naast je bestaande Microsoft 365-abonnementen. Zorg dat deze toegewezen zijn aan de juiste gebruikers in je organisatie.

Configureer vervolgens de toegangsrechten:

• Bepaal welke SharePoint-sites en bibliotheken toegankelijk moeten zijn voor Copilot
• Stel beveiligingsgroepen in om te beheren welke teams en gebruikers Copilot kunnen gebruiken
• Configureer gevoeligheidslabels voor documenten om te bepalen welke inhoud Copilot mag analyseren

Het is ook belangrijk om je SharePoint-omgeving te optimaliseren:

• Zorg voor een consistente structuur en naamgeving in je SharePoint-sites en bibliotheken
• Implementeer een duidelijk metadataschema zodat Copilot relevante informatie beter kan categoriseren
• Overweeg het maken van specifieke weergaven in SharePoint die het voor Copilot gemakkelijker maken om relevante content te identificeren

Bied tot slot training aan je gebruikers. Leer hen effectieve prompts te schrijven voor Copilot en maak hen bewust van de mogelijkheden én beperkingen van de AI-functionaliteit.

Wat zijn de veiligheidsaspecten van Copilot in SharePoint?

Bij het implementeren van AI in je SharePoint-omgeving is data-beveiliging een terechte zorg. Microsoft heeft diverse maatregelen genomen om de veiligheid en privacy bij het gebruik van Copilot te waarborgen.

Copilot werkt binnen de bestaande beveiligingsinfrastructuur van Microsoft 365. Dit betekent dat alle bestaande toegangscontroles, compliance-instellingen en beveiligingsbeleid ook van toepassing zijn op hoe Copilot toegang heeft tot je SharePoint-data.

Belangrijke veiligheidsaspecten zijn:

• Copilot heeft alleen toegang tot content waartoe de gebruiker zelf toegang heeft – het respecteert bestaande SharePoint-permissies
• De AI gebruikt je bedrijfsgegevens niet om zijn algemene model te trainen
• Microsoft verwerkt data volgens strenge privacy-normen en slaat geen prompts of resultaten permanent op
• Gevoeligheidslabels en DLP-beleid (Data Loss Prevention) worden gerespecteerd door Copilot

Je kunt aanvullende controles implementeren zoals:

• Content-filters om te bepalen welke soorten documenten door Copilot geanalyseerd mogen worden
• Auditlogs voor het monitoren van Copilot-gebruik en het identificeren van potentiële risico’s
• Trainingen voor medewerkers over verantwoord gebruik van AI-tools in combinatie met bedrijfsgevoelige informatie

Hoe kan Copilot je SharePoint-ervaring naar een hoger niveau tillen?

Door Copilot te integreren met je SharePoint-omgeving creëer je een intelligente werkplek die verder gaat dan traditioneel documentbeheer. Het stelt je organisatie in staat om meer waarde te halen uit de informatie die al aanwezig is in je SharePoint-sites en -bibliotheken.

Om maximaal voordeel te halen uit de combinatie van Copilot en SharePoint, adviseren we deze strategieën:

• Implementeer een duidelijke informatiearchitectuur in SharePoint die Copilot helpt om content beter te begrijpen en te categoriseren
• Stimuleer gebruikers om specifieke vragen te stellen en experimenteer met verschillende formulering om de beste resultaten te krijgen
• Gebruik Copilot om regelmatig samenvattingen te maken van grote documentenverzamelingen en belangrijke inzichten te delen met teams
• Integreer Copilot in je workflows voor documentcreatie en -revisie om tijd te besparen en consistentie te bevorderen

Door deze technologieën samen te gebruiken, kunnen teams sneller werken, betere beslissingen nemen en meer innovatieve ideeën ontwikkelen. De combinatie van menselijke expertise en AI-ondersteuning creëert een werkplek waar creativiteit en productiviteit floreren.

Bij DesktopToWork helpen we organisaties om Microsoft Copilot en SharePoint optimaal te implementeren, zodat je teams maximaal kunnen profiteren van deze krachtige combinatie. We ondersteunen je bij het ontwikkelen van een strategie, het configureren van de juiste instellingen en het trainen van je medewerkers, zodat de integratie naadloos verloopt en direct meerwaarde biedt voor je digitale werkplek.