Van netwerkschijf naar OneDrive en SharePoint: zo pak je het aan

Een verhuizing van de netwerkschijf naar OneDrive, SharePoint en Teams is technisch niet ingewikkeld. Het gaat mis op twee andere punten: de structuur van de oude schijf wordt één op één overgezet, en medewerkers weten na de verhuizing niet meer waar iets staat. Begin daarom met de vraag wat waar hoort, en neem medewerkers mee voordat de eerste map verhuist.

Wat komt in OneDrive, SharePoint of Teams?

De vuistregel is eenvoudig:

• OneDrive is voor je eigen werkbestanden. Het vervangt de persoonlijke H-schijf. Concepten, aantekeningen, alles wat nog niet gedeeld hoeft te worden.
• SharePoint is voor bestanden van de organisatie of een afdeling. Het vervangt de gedeelde S-schijf. Denk aan beleid, sjablonen en het archief van de financiële administratie.
• Teams is voor bestanden waar een groep actief samen aan werkt, zoals een project of een klant. Achter elk team zit een SharePoint-site, dus technisch staat het op dezelfde plek.

De meest gemaakte fout: alle afdelingsbestanden in persoonlijke OneDrives zetten en die delen. Vertrekt de medewerker, dan verdwijnt na verloop van tijd ook zijn OneDrive, met de gedeelde bestanden erin. Zorg daarnaast voor een goede back-up, zoals ook het Digital Trust Center adviseert.

Stap 1: ruim eerst op

Op een netwerkschijf die tien jaar oud is, staat veel wat niemand meer gebruikt. Laat elke afdeling vooraf bepalen wat mee moet, wat naar een archief kan en wat weg mag. Zo verhuis je minder en begint iedereen met een overzichtelijke omgeving.

Stap 2: ontwerp een nieuwe structuur

Zet de oude mappenstructuur niet één op één over. Diep geneste mappen werken in SharePoint slecht: paden worden te lang en zoeken gaat moeizamer. Kies een indeling per afdeling of per project, met een paar hoofdmappen per site. Leg vast wie eigenaar is van elke site en wie toegang heeft. Werk daarbij met groepen in plaats van losse personen, zodat een nieuwe medewerker in één keer de juiste toegang krijgt.

Stap 3: test met één afdeling

Begin met een afdeling die er zin in heeft. Je ontdekt dan welke bestanden niet goed overkomen, welke koppelingen tussen Excel-bestanden breken en welke vragen medewerkers hebben, voordat de hele organisatie overgaat.

Stap 4: verhuis en zet de oude schijf op alleen-lezen

Verhuis per afdeling in een weekend. Zet de oude netwerkschijf daarna op alleen-lezen en niet direct uit. Medewerkers kunnen dan nog terugkijken, maar niet meer per ongeluk in de oude map werken. Na een paar weken kan hij weg.

Stap 5: help medewerkers op dag één

Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt overgeslagen en het meeste oplevert. Een korte sessie van een half uur per afdeling is genoeg:

• Waar staat nu wat, en hoe vind je het snel terug?
• Hoe synchroniseer je een SharePoint-map met de Verkenner, zodat het voelt als vroeger?
• Hoe deel je een link in plaats van een bijlage?
• Hoe vind je een oudere versie van een document terug?

Spreek ook af dat er in de eerste week een vast aanspreekpunt is voor vragen. Een medewerker die zijn bestand niet kan vinden en niemand kan bellen, zet het binnen een dag weer op zijn bureaublad.

Waar je op let

Bestanden die op elkaar verwijzen. Excel-bestanden met koppelingen naar andere bestanden, of Word-sjablonen op een vaste locatie, moeten na de verhuizing worden aangepast.

Applicaties die op de schijf werken. Sommige programma’s slaan bestanden op een vaste netwerklocatie op. Die blijven vaak op een server of gaan naar een online werkplek.

Back-up. Microsoft 365 heeft geen volledige back-up. Regel die apart. Lees maakt Microsoft een back-up van je Microsoft 365-data?

Hulp bij de overstap

We richten SharePoint, Teams en OneDrive in met een structuur die bij jullie organisatie past, verhuizen de bestanden en begeleiden medewerkers. Lees meer over inrichting van Microsoft 365 en Microsoft 365 training.