AI-geletterdheid verplicht: wat vraagt de AI Act van jouw organisatie?

Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI gebruiken ervoor zorgen dat hun medewerkers begrijpen waar ze mee werken. Dat staat in artikel 4 van de Europese AI-verordening, de AI Act. Met de Digitale Omnibus, die eind juli 2026 in werking trad, is die plicht verduidelijkt: je hoeft niet per medewerker een bepaald kennisniveau te garanderen, maar je moet wel aantoonbaar passende maatregelen nemen.

Een verplichte cursus, een minimaal aantal uren of een certificaat is er dus niet. Niets doen is ook geen optie. Hieronder lees je wat AI-geletterdheid inhoudt, voor wie het geldt en hoe je het praktisch regelt.

Wat is AI-geletterdheid volgens de AI Act?

Het gaat om de kennis en vaardigheden die nodig zijn om AI verstandig te gebruiken. Een medewerker hoeft niet te weten hoe een taalmodel technisch werkt. Hij moet wel weten wat een tool wel en niet kan, dat het antwoord overtuigend kan klinken en toch fout zijn, en welke informatie hij er niet in mag zetten.

Voor wie geldt het?

Voor elke organisatie die AI inzet in het werk. Dat is breder dan je misschien denkt. Het gaat niet alleen om Microsoft 365 Copilot of ChatGPT, maar ook om AI in je CRM, een tool die sollicitaties voorsorteert of een chatbot op je website. Gebruiken medewerkers zelf gratis AI-tools voor werk, dan valt dat er ook onder.

Privégebruik thuis valt erbuiten. Zodra iemand een AI-tool gebruikt voor zijn werk bij jullie, niet meer.

Wat moet je concreet doen?

1. Breng in kaart welke AI er wordt gebruikt. Vraag het ook na bij medewerkers. In de meeste organisaties is het meer dan het management denkt.
2. Koppel tools aan rollen. Een marketeer die teksten laat schrijven, loopt andere risico’s dan een HR-medewerker die cv’s samenvat.
3. Kies per groep passende maatregelen. Voor de meeste medewerkers volstaan duidelijke spelregels en een korte uitleg. Wie AI intensief gebruikt of er beslissingen mee voorbereidt, heeft meer nodig.
4. Leg vast wat je doet. Welke maatregel voor welke groep, en waarom. Dat is precies wat een toezichthouder na de Omnibus wil zien.
5. Herhaal bij veranderingen, zoals een nieuwe tool of een incident.

Wat moet een medewerker minimaal weten?

• Dat AI kan verzinnen. Controleer feiten, cijfers en bronnen voordat je ze gebruikt.
• Welke informatie niet in een openbare AI-tool hoort, zoals klantgegevens, personeelsdossiers en vertrouwelijke contracten.
• Welke tools de organisatie heeft goedgekeurd, en waarom die veiliger zijn.
• Dat de mens verantwoordelijk blijft voor wat er met de uitkomst gebeurt.

Dit soort afspraken leg je het handigst vast in een kort AI-beleid. Een of twee pagina’s is genoeg om mee te beginnen.

Wat als je niets doet met de AI Act?

In de AI Act staat geen aparte boete op artikel 4. Dat betekent niet dat het vrijblijvend is. Gaat er iets mis met AI, bijvoorbeeld een datalek via een openbare tool of een verkeerde beslissing op basis van een AI-samenvatting, dan kijkt een toezichthouder of je aantoonbaar maatregelen had genomen. Zonder beleid en zonder uitleg aan medewerkers sta je dan zwak.

Andere data uit de AI Act

AI-geletterdheid is niet het enige onderdeel dat al geldt. Sinds februari 2025 zijn bepaalde AI-toepassingen verboden. Vanaf augustus 2026 gelden transparantieregels, bijvoorbeeld dat mensen moeten weten dat ze met een chatbot praten. De strengere regels voor AI met een hoog risico zijn met de Digitale Omnibus uitgesteld naar december 2027 en augustus 2028. Voor de meeste kantoororganisaties zijn AI-geletterdheid en transparantie op dit moment het belangrijkst.

AI-geletterdheid en Copilot

Voer je Microsoft 365 Copilot in, dan komen deze onderwerpen vanzelf op tafel. Copilot werkt met alle informatie waar een medewerker toegang toe heeft. Rechten die te ruim staan, worden dan ineens zichtbaar. Daarom combineren we een Copilot-implementatie altijd met een check op rechten en met training per rol. Meer over verantwoord gebruik lees je bij Veilig werken met AI.

Dit artikel is een algemene uitleg en geen juridisch advies.