Microsoft Teams Telefonie

Goed geregelde Microsoft Teams telefonie merk je aan minder schakelen

Met Microsoft Teams telefonie bel je met je vaste zakelijke nummer vanuit het programma waar je toch al de hele dag in werkt. Veel organisaties werken wel in Teams, maar bellen nog via een apart toestel of een losse app. Dat betekent twee systemen, twee plekken om je status bij te houden en klanten die niet weten of je bereikbaar bent.

Met Teams Telefonie komt bellen op dezelfde plek als chatten, vergaderen en samenwerken. Een klant belt je vaste nummer, en jij neemt op in Teams, op je laptop of op je telefoon.

1. Eén programma voor alle communicatie

Chat, vergaderingen en telefoongesprekken lopen via Teams. Je status is overal hetzelfde, dus collega’s zien direct of je in gesprek bent.

2. Je nummer werkt op elk apparaat

Of je nu achter je laptop zit of onderweg de Teams-app op je telefoon gebruikt, je bent bereikbaar op je zakelijke nummer. Je privénummer blijft privé.

3. Inkomende gesprekken goed verdeeld

We richten keuzemenu’s, belgroepen en wachtrijen in, zodat een klant bij de juiste afdeling terechtkomt en niet bij iemand die er net niet is.

4. Beheer in dezelfde omgeving

Omdat telefonie onderdeel wordt van Microsoft 365, gaan nieuwe medewerkers en vertrekkers mee in het gewone gebruikersbeheer. Er is geen apart systeem om bij te houden.

Wat valt onder Microsoft Teams telefonie?

Teams Telefonie vraagt om de juiste licenties, een koppeling met het telefoonnetwerk en een doordachte inrichting. Dat regelen we in één traject.

• Licenties: we zorgen dat de juiste licenties voor Teams Phone zijn toegewezen aan de gebruikers die gaan bellen.
• Koppeling en nummers: we koppelen Teams aan het telefoonnetwerk en zetten jullie bestaande nummers over.
• Belplan: keuzemenu’s, belgroepen, openingstijden en doorschakelingen worden ingericht volgens jullie werkwijze.
• Toestellen en headsets: waar nodig leveren we headsets of vaste toestellen die met Teams werken, bijvoorbeeld voor de receptie.
• Uitleg aan medewerkers: we laten zien hoe doorverbinden, parkeren en voicemail in Teams werken, zodat iedereen er vanaf de eerste dag mee overweg kan.

Wanneer past Teams Telefonie, en wanneer niet?

Microsoft Teams telefonie past het best bij organisaties die al intensief in Teams samenwerken. Medewerkers hoeven niets nieuws te leren, en de telefonie profiteert van wat al geregeld is: accounts, beveiliging met Multi-Factor Authenticatie en het gebruikersbeheer in Microsoft 365.

Voor een klantenservice met veel inkomend verkeer is Microsoft Teams telefonie minder geschikt. Uitgebreide wachtrijrapportages, terugbelverzoeken of een koppeling met een CRM zijn met een aparte telefooncentrale vaak beter te regelen. Dan is cloudtelefonie via 3CX een logischer keuze, of een combinatie van beide.

Let bij de overstap ook op de kosten. Voor bellen naar gewone telefoonnummers is een aanvullende licentie nodig, bovenop de Microsoft 365-licentie. Bij sommige licentiepakketten zit die er al in. We rekenen vooraf door wat voor jullie situatie het voordeligst is.

Zo verloopt de overstap

Eerst brengen we in kaart hoe er nu wordt gebeld: welke nummers er zijn, hoe inkomende gesprekken lopen en wie welke rol heeft. Daarna richten we het belplan in Teams in en testen we het met een kleine groep collega’s.

Pas als het belplan in Microsoft Teams telefonie werkt zoals bedoeld, worden de nummers overgezet, op een moment dat klanten er zo min mogelijk van merken. Een receptie die veel doorverbindt, werkt vaak prettiger met een vast toestel. De rest van de organisatie belt gewoon vanuit de laptop of de telefoon.
Meer over bereikbaarheid en de verschillende vormen van telefonie lees je bij Telefonie.
Je bestaande telefoonnummers kun je bij de overstap in de meeste gevallen meenemen. De regels voor nummerbehoud staan bij de ACM.