Bij EG Personeelsdiensten ging een deel van het IT-werk naar de avond. Na een gewone werkdag moest de eigen IT-verantwoordelijke nog aan de slag om alles draaiende te houden. De vraag aan ons was helder: kan de IT-infrastructuur zo worden ingericht dat dat avondwerk verdwijnt?
Dat kon. EG Personeelsdiensten heet inmiddels EG Personeel en is onderdeel van House of Work. In de video vertelt Ronald de Boer hoe de overstap is verlopen.
De uitgangssituatie
EG Personeel bemiddelt al sinds 1990 medewerkers voor onder meer de agrarische sector, logistiek, techniek en de voedingsindustrie. De medewerkers worden geworven via eigen recruitmentkantoren in binnen- en buitenland. Het kantoor moet dus elke dag draaien: planners, accountmanagers en jobcoaches kunnen niet wachten tot de IT het weer doet.
Een deel van het werk aan de IT-infrastructuur gebeurde in de avonduren, door de eigen IT-verantwoordelijke en bovenop zijn gewone werkdag.
Waarom avondwerk een signaal is
Avondwerk in IT is zelden een kwestie van te weinig inzet. Meestal zegt het iets over hoe de IT-infrastructuur is ingericht. Als onderhoud alleen kan wanneer niemand werkt, en er één persoon is die weet hoe alles in elkaar zit, dan hangt de continuïteit van het kantoor aan de agenda van die ene collega.
Dat gaat goed. Tot die collega op vakantie is.
De vraag
Is de IT-infrastructuur te verbeteren, zodat er ’s avonds geen werk meer nodig is?
De aanpak
EG Personeelsdiensten is overgestapt op onze Online Werkplek, aangevuld met Microsoft 365 en VoIP-telefonie. Drie diensten die op elkaar aansluiten:
- Online Werkplek: medewerkers werken in een centraal beheerde werkomgeving. Het beheer, de updates en het onderhoud van die omgeving liggen bij ons.
- Microsoft 365: e-mail, agenda’s, Teams en bestanden in één omgeving, onder hetzelfde beheer.
- VoIP: bellen via internet, zodat telefonie niet meer afhangt van apparatuur op kantoor.
De reden voor deze combinatie is eenvoudig. Het avondwerk verdwijnt pas als het onderhoud van de IT-infrastructuur ergens anders is belegd. Door werkplek, e-mail en telefonie bij één partij onder te brengen, is er één aanspreekpunt en hoeft niemand van EG zelf buiten kantoortijd in te grijpen.
Hebben medewerkers een vraag, dan kunnen ze terecht bij onze supportdesk. Die is op werkdagen bereikbaar van 07:00 tot 18:00, in het Nederlands en het Engels. De implementatie zelf was voor EG kosteloos.
Wat voor EG de doorslag gaf
Ronald de Boer vat de samenwerking samen in vier punten.
“Betrouwbaar, duidelijke offerte, laagste maandlasten en kosteloze implementatie.”
Ronald de Boer, Operations & IT Manager bij EG Personeel
Die vier punten zeggen veel over wat een uitzendorganisatie van een IT-partner verwacht. Betrouwbaar is de basis: de werkplek moet het elke ochtend doen, want bemiddeling en planning lopen gewoon door.
Een duidelijke offerte en lage maandlasten horen bij elkaar. Je wilt vooraf weten wat de werkplek per maand kost, zonder losse rekeningen voor servers, licenties of onderhoud achteraf. En een kosteloze implementatie haalt de drempel weg om over te stappen: de overstap zelf kostte EG niets.
Het resultaat: een IT-infrastructuur zonder avondwerk
De IT-verantwoordelijke hoeft geen werkzaamheden meer in de avonduren uit te voeren. De medewerkers ervaren de nieuwe werkomgeving als prettig om mee te werken, en met vragen kunnen ze bij de supportdesk terecht zonder dat daar extra kosten tegenover staan.
Over EG Personeel en House of Work
EG Personeel (voorheen EG Personeelsdiensten) bemiddelt productiemedewerkers, teamleiders, heftruckchauffeurs en orderpickers. De sierteelt is een specialiteit. EG kijkt verder dan de bemiddeling alleen: het helpt medewerkers ook met huisvesting, vervoer en opleiding, en werkt met jobcoaches die de taal en cultuur van hun medewerkers kennen.
EG Personeel is onderdeel van House of Work uit Wateringen. Daarin werken meerdere uitzend- en detacheringslabels samen, zoals Westflex, FlexWorx!, ICE Agency, Fix Personeel en Dailyflex, samen met re-integratiecentrum RC Westland.
Herken je dit in jullie organisatie?
Hangt de IT bij jullie grotendeels op één of twee mensen, en gebeurt het onderhoud aan jullie IT-infrastructuur buiten kantoortijd? Dan loont het om te kijken welk werk je structureel bij een partner kunt beleggen. Een Online Werkplek is daarvoor vaak een logische eerste stap.
Het is niet altijd de enige. Werken jullie met specialistische software die lokaal geïnstalleerd moet blijven, dan kijken we eerst of die applicaties goed in een gehoste omgeving passen, bijvoorbeeld via Citrix. Soms is een hybride opzet de betere keuze, en dat zeggen we dan ook.
Gaat er bij jullie ook nog IT-werk naar de avonduren? Laat ons met jullie situatie meekijken.
