7 redenen voor een zakelijke wachtwoordmanager

In bijna elke organisatie die we leren kennen, staan ergens wachtwoorden in een Excel-bestand. Of op een gele memo onder het toetsenbord van de receptie. En wie zijn wachtwoorden onthoudt, gebruikt vaak overal hetzelfde. Een zakelijke wachtwoordmanager lost dat op: één beveiligde kluis waarin elke medewerker zijn wachtwoorden bewaart en deelt, en waar jij als organisatie zicht op houdt.

Dit zijn de zeven redenen om er een te gebruiken.

1. Elk account een eigen, sterk wachtwoord

Mensen kunnen geen veertig verschillende sterke wachtwoorden onthouden. Dus gebruiken ze er één of twee, met een cijfer erachter. Lekt dat wachtwoord bij één website, dan proberen aanvallers het automatisch overal anders. Een wachtwoordmanager maakt voor elk account een lang, willekeurig wachtwoord en vult het zelf in. De medewerker hoeft er maar één te onthouden.

2. Veilig delen in plaats van mailen

Het wachtwoord van de leveranciersportal, de LinkedIn-pagina of de wifi voor gasten wordt gedeeld. Vaak via mail, Teams of WhatsApp, waar het daarna jaren blijft staan. In een wachtwoordmanager deel je het via een gedeelde kluis. Je bepaalt wie het mag zien of gebruiken, en je trekt dat ook weer in.

3. Een medewerker vertrekt, de toegang niet

Dit is het moment waarop het verschil het meest zichtbaar wordt. Zonder wachtwoordmanager weet niemand precies welke wachtwoorden een vertrekkende collega kende. Met een wachtwoordmanager zie je welke gedeelde wachtwoorden die persoon had, sluit je het account en weet je welke je moet wijzigen. Het hoort bij een goede vertrekprocedure, net als het mailaccount van een ex-werknemer regelen.

4. Minder kans op phishing

Een wachtwoordmanager vult alleen in op de echte website. Komt een medewerker via een nepmail op een pagina die er precies uitziet als de inlogpagina van de bank, dan blijft het veld leeg. Dat is vaak het moment waarop iemand denkt: hier klopt iets niet.

5. Beter dan opslaan in de browser

Chrome en Edge bieden zelf aan om wachtwoorden te bewaren. Voor privégebruik prima. Voor een organisatie heeft het nadelen: wachtwoorden staan gekoppeld aan een persoonlijk browserprofiel, je kunt niet gecontroleerd delen, je hebt geen overzicht als beheerder en bij malware op de laptop zijn browserwachtwoorden een bekend doelwit.

6. Zicht op zwakke en gelekte wachtwoorden

Een goede wachtwoordmanager laat zien welke wachtwoorden zwak zijn, dubbel gebruikt worden of voorkomen in bekende datalekken. Je weet dus waar je moet beginnen, in plaats van te hopen dat iedereen het goed doet.

7. Het helpt bij audits en eisen van klanten

Klanten, verzekeraars en normen als ISO 27001 vragen steeds vaker hoe je met wachtwoorden en toegang omgaat. “We hebben afgesproken dat iedereen sterke wachtwoorden gebruikt” is geen sterk antwoord. Een centraal beheerde wachtwoordmanager met MFA wel.

Waar je op let bij de keuze van een wachtwoordmanager

Niet elke wachtwoordmanager is geschikt voor zakelijk gebruik. Let op deze punten:

• Versleuteling waarbij de leverancier zelf niet in je kluis kan kijken.
• Gedeelde kluizen met rechten per persoon of team.
• Inloggen met je Microsoft 365-account, zodat een vertrekkende medewerker automatisch de toegang verliest.
• MFA op de kluis zelf.
• Een beheeromgeving met rapportages.

Een kanttekening: een wachtwoordmanager is geen vervanging voor MFA. Het maakt wachtwoorden sterker, maar een wachtwoord blijft te stelen. Gebruik ze samen. Hoe je MFA instelt in Microsoft 365, lees je hier.

Hoe begin je?

Begin met de gedeelde wachtwoorden, want daar zit het grootste risico. Zet de belangrijkste in gedeelde kluizen per team, laat medewerkers daarna hun eigen zakelijke wachtwoorden importeren en ruim het Excel-bestand op. Plan een korte uitleg in, want het werkt alleen als iedereen het gebruikt.

Wij werken met Keeper, met centrale opslag, gedeelde kluizen en koppeling met Microsoft 365. Lees meer over de zakelijke wachtwoordmanager of bekijk de securitytarieven.