¿Qué se debe hacer con la cuenta de correo electrónico de un ex empleado?

Este blog se publicó originalmente el 29 de julio de 2019 y se actualizó por completo en abril de 2022.

Después de un despido, es lógico que se niegue a un ex empleado el acceso a su dirección de correo electrónico del trabajo. ¿Acaso no se le piden también las llaves de la oficina? Además, seguro que la empresa desea seguir ofreciendo un buen servicio a los demás empleados. Lo mejor es hacer acuerdos prácticos con su ex empleado, pero esto no siempre es posible en caso de un despido abrupto. ¿Qué hacer con una cuenta de correo después del despido?

Acuerdo de liquidación y cuenta de correo después del despido

En el caso de un despido por consentimiento mutuo, la empresa y el empleado alcanzan acuerdos en conjunto. Por ejemplo, sobre la compensación o lo que sucede con el automóvil de la empresa. También se pueden hacer acuerdos sobre la cuenta de correo. De acuerdo con RGPD, esto puede afectar los derechos de privacidad.

En un acuerdo de conciliación, un empleado que se va puede darle ese permiso a la empresa. Describa muy concretamente lo que usted, como empleador, puede o no puede hacer. Y es bueno darle a su ex empleado algo de tiempo para eliminar correos electrónicos no comerciales. También debe acordar un período razonable dentro del cual pueda ver la cuenta de correo. La duración de ese período dependerá de las circunstancias. Generalmente, cuente con unos seis meses a partir del último día de empleo. ¿Estaba su ex empleado en ventas y tenía mucho contacto con el cliente? Entonces un plazo más largo puede ser razonable. También hay circunstancias en las que un período más corto puede ser apropiado.s.

Cuenta de correo electrónico posterior al despido: ver correos electrónicos comerciales

Además del hecho de que puede confiar en el permiso para acceder al buzón de un ex empleado, también existe tal cosa como el “interés legítimo”. Según el interés de su empresa en servir bien a los clientes o a las relaciones que tenga hacia afuera de la empresa, tiene derecho a ver la cuenta de correo electrónico comercial de su ex empleado. Tenga cuidado y sólo vea los correos electrónicos comerciales, porque su interés comercial no justifica que lea correos electrónicos privados. Los correos electrónicos de, por ejemplo, miembros de la familia o cuyo tema no es fácil de etiquetar como comercial, en principio no se les debería permitir verlos. Ni siquiera si vienen de compañeros de trabajo.

Ver la cuenta de correo después del despido: primera advertencia 

Toda persona tiene derecho a la intimidad, eso está establecido en la ley. Si desea ver la cuenta de correo electrónico de un empleado durante su período de empleo, debe informarle con anticipación. Esto también se aplica después de que el contrato de trabajo haya expirado, porque el derecho a la privacidad permanece. Así que cada vez que mire en el buzón del ex empleado, tendrá que informarle al respecto. Por supuesto, esto no siempre es práctico. Es por eso que es bueno informar a los empleados con anticipación sobre la visualización de su cuenta de correo en caso de despido. Por ejemplo, puede incluir una disposición en el contrato de trabajo, el reglamento de personal o un protocolo de Internet y correo. Eso es mucho más fácil.

Tenga en cuenta: siempre debe tener un propósito legítimo para ver el buzón de un ex empleado. Por lo tanto, siempre hágale saber por escrito después de un despido que verá la cuenta de correo durante un período de tiempo razonable y explique brevemente por qué esto es importante. De esta manera estará mejor protegido legalmente.

Cuenta de correo rechazada: denegación de acceso

Hay varias maneras de salvaguardar los intereses de su organización después de un despido. Ya es una buena idea incluir una cláusula de no competencia, relación y confidencialidad en el contrato de trabajo. Idealmente, también debería adjuntar algunas cláusulas de penalización a esto. Es por eso que también es aconsejable denegar a un ex empleado el acceso a una cuenta de correo electrónico después del despido. De esta manera se evita el robo de todo tipo de datos o el mal uso de la dirección de correo electrónico de la empresa. Por cierto, esto también es algo a tener en cuenta con otras cuentas de un ex empleado y también con los detalles de inicio de sesión. 

También es mejor informar a sus empleados con anticipación sobre una denegación de acceso mediante la inclusión de una disposición en su correo electrónico y protocolo de Internet. Antes de denegar a su ex empleado el acceso al buzón, siempre dele la oportunidad de eliminar cualquier correo electrónico privado. Haga buenos acuerdos sobre esto y mantenga corto el período dentro del cual esto es posible. Un plazo de diez días hábiles tras el despido parece suficiente. Otro punto de atención al acuerdo de conciliación: deje claro de inmediato que la “cláusula de despido final” (el acuerdo de que su ex empleado y usted no tienen nada más que reclamarse el uno al otro después de la ejecución del acuerdo) no se aplica si el ex empleado roba datos confidenciales durante ese período. Además, no olvide indicar que todo lo anterior es posible de ser comprobado.

Resumen de las consecuencias de la cuenta de correo en caso de despido

Tratar con una cuenta de correo en caso de despido no es fácil, porque existe el riesgo de que la privacidad del ex empleado se vea perjudicada. Así que tenga cuidado, incluya acuerdos claros en el contrato de trabajo y en su protocolo de correo e internet. Si redacta un acuerdo de conciliación, siempre intente obtener el permiso explícito del empleado que se va.  Esto fortalece su posición sobre la cuenta de correo. En cualquier caso, informe a su ex empleado que verá la cuenta de correo y asegúrese de no leer correos electrónicos privados, porque eso no está permitido. Por último, no olvide denegar al empleado saliente el acceso al buzón, con el fin de proteger los intereses de su empresa, y preste atención a la hora de formular la cláusula de baja definitiva.

Denegación de acceso al buzón después del despido: DesktopToWork puede ayudarle

En DesktopToWork disponemos de todo tipo de herramientas para mantener el control de acceso de su empresa siempre bajo control. Dentro de la aplicación Citrix Workspace, por ejemplo, puede denegar fácilmente a un ex empleado el acceso a todo tipo de datos. Y con unos pocos cambios, un reemplazo ya puede comenzar, sin usar los detalles de inicio de sesión del ex empleado.  Porque, de acuerdo con RGPD, no está permitido que el reemplazo obtenga acceso al buzón.

Los derechos de privacidad son cada vez más importantes. Sin embargo, no tienen que ser a expensas de la eficiencia de su organización. Con nuestras herramientas y soluciones digitales, nos aseguramos de que un despido no resulte en un problema digital. Mantenemos sus datos seguros y nos aseguramos de que su empresa pueda seguir trabajando de forma natural. 

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