Werkgever: zo maak je tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk 

Hoewel online werken zich niet laat samenvatten door flexibele uren en thuiswerkmogelijkheden, liggen tijd- en plaatsonafhankelijk werken wel aan de basis ervan. Daaraan zijn dan ook een aantal belangrijke voordelen verbonden. Het beoordelen van medewerkers gebeurt immers op basis van hun resultaten en niet uitgaande van hun aanwezigheid. Hiernaast zorgt selfgovernment voor betere einduitkomsten, terwijl flexibele attitudes de mogelijkheid bieden om een juiste balans te vinden tussen werk en privéleven. Toch zet je maar beter niet zomaar de stap naar ‘overal werken’. Er zijn immers verschillende voorwaarden waaraan je vooraf moet voldoen.  

Overal werken is een filosofie

In de eerste plaats zal je natuurlijk zelf anders naar arbeid moeten kijken. Maar ook voor de leidinggevenden is dit het geval. Zij moeten medewerkers immers op basis van hun resultaten beoordelen. Zij moeten hen meer autonomie bieden. En zij moeten inspraak en dialoog stimuleren terwijl ze gelijktijdig samenwerking aanmoedigen en tot slot ook nog eens oprecht geloven in employee driven innovation. Logischerwijs zullen leidinggevenden nog steeds een aantal criteria op moeten leggen, maar toch mogen ze de basiswaarden die aan ‘overal werken’ verbonden zijn niet zomaar negeren.  

En zo’n nieuwe zienswijze kan je heus niet zomaar opdringen. Net zoals je meer autonomie en inspraak verlangt van jouw medewerkers, moeten ook de leidinggevenden in het verandertraject betrokken worden. Halsoverkop overal werken toelaten is dus geen goed idee. Eerst een verandercoach aanstellen die de weerstand stap voor stap moet wegbonjouren? Dat dan weer wel. 

Sleutelen aan arbeidsvoorwaarden 

Natuurlijk moet niet alleen de bedrijfscultuur een keer nemen, bovendien moet je ook tijdsonafhankelijk werken én plaatsonafhankelijk werken juridisch goedkeuren. En daarvoor zal je misschien wel moeten sleutelen aan de arbeidsvoorwaarden. Mogelijks moet je immers bestaande afspraken en regelgevingen corrigeren, terwijl je nieuwe controlemaatregelen introduceert. Het juiste midden vinden tussen controle en autonomie is niet eenvoudig. Zo zullen ook vakbonden niet zomaar ja en amen zeggen.   

Het is dan ook belangrijk om niet zomaar de overstap naar tijdsonafhankelijk en plaatsonafhankelijk werken te zetten maar ook juridische begeleiding in te roepen. Want anders loop je inderdaad al snel tegen een aantal risico’s aan.  

Overal werken aan het welzijn van jouw medewerkers 

Uit het oog is uit het hart. Of zo durft men toch al eens te beweren. Maar wanneer werknemers overal werken, blijken we hen inderdaad al eens uit het oog te verliezen. In de praktijk is er vaak minder aandacht voor het emotioneel welzijn van thuiswerkende medewerkers. En daarnaast gebruiken thuiswerkers vaak geen ergonomische hulpmiddelen waardoor ze sneller met rug- of nekklachten te kampen hebben. We hoeven vast niet te benadrukken dat dergelijke zaken morrelen aan de voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken? 

Daarom is het belangrijk om het welzijn van jouw medewerkers voldoende te bewaken. Creëer bewustwording, voorzie voorlichtingsmomenten en ga eventueel ook financieel overstag. Hiernaast dien je ook de balans tussen werk en privé te bewaken. Natuurlijk verlangt tijdsonafhankelijk werken een attitude waarbij werknemers de nodige portie flexibiliteit aan de dag leggen, maar de online werkplek mag echter niet als uitvlucht worden gebruikt om van de nacht een dag te maken. En daarin spelen leidinggevenden een cruciale rol.  

Maak goede afspraken over tijd- en plaatsonafhankelijk werken 

Overal werken lijkt soms al eens als een recht aan te voelen. Zeker indien je ook de bewegingsvrijheid van leidinggevenden beperkt. Toch hoort plaats- en tijdsonafhankelijk werken nog steeds een win-win verhaal te zijn. Het moet er immers voor zorgen dat medewerkers autonoom hun weg naar resultaat vinden en zich flexibel organiseren, terwijl ze daar ook zelf de vruchten van kunnen plukken.  

Medewerkers die niet naar een vergadering komen met argument als “ik heb dan nu eenmaal mijn thuiswerkdag”? Dat kan niet de bedoeling zijn. Maak dan ook concrete afspraken met betrekking tot de beschikbaarheid en de bereikbaarheid van werknemers, zowel om de belangen van de onderneming te behartigen als om het welzijn van de medewerkers te garanderen. Uiteraard is ook hier een terugkoppeling naar de leidinggevenden en de arbeidsvoorwaarden gewenst.  

Overal werken heeft nood aan (IT-)infrastructuur 

Plaats- en tijdsonafhankelijk werken is natuurlijk alleen mogelijk indien de infrastructuur dit ook toelaat. Zowel wat de fysieke als de digitale infrastructuur betreft, is dit het geval.  

Op digitaal niveau opteer je idealiter voor een online omgeving waarbij alle programma’s en bestanden overal raadpleegbaar zijn en waarbij samenwerken, toch een modaliteit die onlosmakelijk met overal werken verbonden is, efficiënt mogelijk wordt. Of de werknemer nu thuis aan de slag gaat, op kantoor of in een lokaal internetcafé: zijn digitale omgeving hoort steeds identiek te zijn. En om dat mogelijk te maken, kom je al snel uit bij de Online Desktop van DesktopToWork. 

Hiernaast zal alleen de oprichting van een digitale omgeving natuurlijk nog niet volstaan. Mogelijks moet er ook worden nagedacht over de inrichting van de thuiswerkplek, de aanschaf van een voldoende krachtige desktop en over de benodigde hardware. Spreek er eveneens over met jouw boekhouder en ga na wat er in de toepasselijke cao’s staat geschreven. Maar weet bovenal dat een vergoeding voor thuiswerken vaak onbelast is. 

Bepraat het met onze specialisten 

Naast administratieve, juridische en praktische bekommernissen blijken ook technische bibberaties tijd- en plaatsonafhankelijk werken in de weg te staan. En dat is nergens voor nodig, want meestal zijn er standaard oplossingen beschikbaar. Er bestaan dan ook talloze keuzemogelijkheden waarbij de huidige software en de bestanden gewoon verhuizen naar de cloud en waarbij ze vervolgens overal raadpleegbaar zijn, zonder dat de medewerkers met nieuwe systemen moeten leren werken. 

Wij weten uiteraard dat de overstap naar plaats- en tijdsonafhankelijk werken geen fluitje van een cent is. En daarom nemen wij jouw nervositeit graag weg. Kom erover spreken met één van onze specialisten, want zij leggen graag een en ander voor jou uit. Intussen geven ze jou ook een demonstratie van de technologische oplossingen waarmee overal werken overal realiteit wordt.