Waarom Office 365 en de Online Werkplek geen synoniemen zijn

7 minuten, 4 seconden leestijd vrijdag 2 augustus 2019 Office 365 Ervaring

Wanneer we het over de Online Werkplek hebben, lijken sommigen meteen te denken aan Office 365. Het klopt inderdaad dat Office 365 een benodigd instrument is om de Online Werkplek mogelijk te maken. Het feit dat je met Office 365 online kan (samen)werken en gegevens digitaal raadpleegbaar zijn, weet dat natuurlijk te verklaren. Toch is de Online Werkplek veel meer dan enkel dat. Het is een unieke zienswijze die onze manier van werken aanpast en waarbij fysieke en hardware matige grenzen te gronde gaan. Natuurlijk zal ook Office 365 Online daarvoor noodzakelijk zijn. Maar ze zomaar als tweelingwoorden bestempelen? Dat doe je maar beter niet. Wij maken een onderscheid tussen de vereisten waaraan een goede Online Werkplek moet voldoen en de realiteit waarmee Office 365 ons dagdagelijks confronteert. 

Back-ups en herstelmogelijkheden 

Het klopt dat Office 365 online back-ups uitvoert. En dat is voor een hedendaags IT-veiligheidsbeleid niet onbelangrijk. Echter biedt Office 365 Business Premium nog geen gedegen bescherming indien je een volledige map zou overschrijven of bestanden zou verwijderen. Het terugzetten van mails of bestanden kan in Office 365 Online niet. Voor een goede Online Werkplek is dat echter een must: gegevens moeten altijd herstelbaar zijn en gedurende een redelijke termijn worden opgeslagen.  

Wij voorzien daarom back-ups en archiveringEn ook Office 365 vullen we aan met extra herstelfunctionaliteiten. Want jouw digitale veiligheid is voor ons belangrijk.  

Weg van de vertrouwde omgeving? 

Koop je Office 365 Business Premium? Dan werk je offline verder via jouw klassieke Office-toepassingen. En daarnaast gebruik je dan weer Office 365 online. Het gaat hierbij om versies die een aantal functionaliteiten missen. Zo’n overschakeling zorgt soms voor verwarring. Indien men vervolgens bestanden moet delen via Sharepointheeft men het al helemaal niet meerEn zo vergroot een al te laconieke integratie van Office 365 Online de weerstand binnen jouw onderneming. Niet fijn! Neem dat maar van ons aan. 

Bij een goede Online Werkplek hoef je dergelijke misstappen niet te vrezen. Het is immers mogelijk om het vertrouwde bureaublad met de bekende applicaties gewoon naar de online omgeving te verhuizen. Technisch is dat dan wel een intense omschakeling, maar de gebruikers hoeven daar in principe maar weinig van te merken. En dat is toch een flink verschil ten opzichte van Office 365 Business Premium dat als een nieuwe online applicatie wordt geïntroduceerd.  

Ook bedrijfsspecifieke software zet men overigens eenvoudig over naar de cloudDat impliceert natuurlijk een boost voor het gebruikersgemak. En de doelmatigheid. 

Help & ondersteuning 

Indien je enkel en alleen Office 365 kopen gaat, heb je zelden een aanspreekpunt voor functionele gebruikersvragen of technische ondersteuning. En dat zorgt soms voor frustraties en oplopende kosten, zeker indien je een consultant moet inschakelen die in-house uitleg komt geven.  

Van een Online Werkplek mag je meer verwachtenSupport is immers automatisch inbegrepen en hiervoor kan je rekenen op één centraal aanspreekpunt voor alle applicaties die zich in de online omgeving bevinden. Ook bij DesktopToWork is dat helemaal het geval, waarbij opties zoals telefonische hulp of remote support elke dag opnieuw realiteit zijn.  

Installatie van de Online Werkplek 

Office 365 online gebruiken is moeilijker dan eventjes Office 365 kopen. Je krijgt er immers een handleiding bij en moet vervolgens zelf de installatie van Office 365 Business Premium zien te regelen. Of je moet een specialist in huis halen… Dit installatieproces is niet eenvoudig en moet je bovendien per extra computer, laptop of pc herhalen. En ook bij de personeelsleden zorgt dat soms al eens voor frustraties of onduidelijkheden. Zeker wanneer er tijdsdruk heerst en ze niet meteen aan de slag kunnen gaan. Verschrikkelijk! 

Bij een goede Online Werkplek is het omgekeerde waar. De inrichting van de digitale omgeving wordt immers gewoon voor jou geregeld en gebruikers hoeven zelf niks meer te installeren. Het volstaat om zich aan te melden, terwijl het beheer centraal wordt uitgerold. Net zoals dat het geval is voor updates en wijzigingen, waardoor ontzorging opnieuw betekenis krijgt. 

Flexibiliteit kent gradaties 

Maatwerk is bij Office 365 Business Premium een utopie. En dat heeft natuurlijk alles te maken met de welgemikte omlijning, de starre contracten en de strikte licenties van Office 365 Online. Zo kan je niet zomaar eigen applicaties in Office 365 Online integreren. En dat tast natuurlijk ook de flexibiliteit aan. Hetzelfde kunnen we overigens zeggen van het nieuwe werken: het stugge installatieproces maakt flexibel werken een stuk moeilijker omdat het installatieproces telkens opnieuw moet worden doorlopen. En zo gaan de voordelen van Office 365 Online veel te eenvoudig verloren. 

Een goede Online Werkplek vergt echter altijd maatwerk en zal Office 365 online integreren. Bedrijfsspecifieke applicaties worden één met de digitale omgeving, waardoor ook jouw CRM of jouw boekhoudpakket op afstand raadpleegbaar is. Indien je dergelijke toepassingen zou verliezen, maak je online werken immers onmogelijk. Hiernaast moet je een goede Online Werkplek eenvoudig op elke computer kunnen activeren zo/dat medewerkers altijd en overal aan de slag kunnen gaan. Zonder dat dat de veiligheid mag aantasten. Enkel zo kan je een goede Online Werkplek 365 dagen per jaar gebruiken, ongeacht waar en wanneer je bent.  

Internationale context versus nationale eenvoud 

De bescherming van persoonsgegevens staat steeds hoger op de politieke agenda. Op vlak van compliancy heeft men het bijvoorbeeld moeilijk met derde landen waarin gegevens worden verwerkt. En ook de AVG lijkt soms wel te gruwelen van een internationale context.  

In het geval van Office 365 Online verwerkt men de gegevens in de datacenters te Amsterdam of te Dublin. In theorie, want volledige duidelijkheid biedt zo’n public cloud lang niet altijd. En dat is soms problematisch.  

Sla er vervolgens maar even de verschillende licentievoorwaarden op na, waar ze al snel goochelen met buitenlandse rechtssystemen en talloze bevoegdheidsbedingen. Bij een eventueel conflict maak je het jezelf er dus niet eenvoudiger op, terwijl jouw klanten jou wel rechtstreeks aan kunnen spreken. Problematisch is een understatement. 

Een hedendaagse Online Werkplek wordt echter als een pakket aangeboden met inbegrip van een aantal services. Hierbij is er één tussenschakel die verschillende diensten afneemt bij grote bedrijven zoals Microsoft, terwijl de lokale servers zich ook gewoon in Nederland bevinden. Niet alleen is dat technisch veel eenvoudiger, maar ook juridisch is die ene tussenschakel jouw aanspreekpunt. De tussenschakel moet immers een goede dienstverlening garanderen en, zo dat niet zou lukken, compenseren waar nodig. Over de terugvorderingsprocedures ten aanzien van grote buitenlandse softwareleveranciers hoef jij je met andere woorden niet druk te maken. Dat doet de tussenschakel wel. 

Office 365 kopen is voordeliger. Of toch niet? 

Soms beweert men wel eens dat Office 365 kopen veel voordeliger is. Office 365 Business Premium laat zich bijvoorbeeld al aanschaffen voor een tientje per maand. Kies je voor een Online Desktop? Dan begin je eigenlijk te rekenen bij een gebruikersprijs van zo’n €59,- per maand. En zo lijkt Office 365 kopen inderdaad veel voordeliger. 

Wat velen er anderzijds vergeten bij te vertellen, is wat in die prijs begrepen zit. Een pakketformule biedt immers heel wat voordelen op vlak van flexibiliteit, terwijl het gelijktijdig ook aan efficiëntie bouwtSupport, beheer en beveiliging zit automatisch in de prijs begrepen, terwijl dat bij Office 365 Online niet noodzakelijk het geval is.  

De Online Werkplek van DesktopToWork? Dat is er één op basis van een all-in prijs zonder verborgen kosten en zonder nadelige verrassingen. Zodat je exact weet hoeveel je voor jouw IT-omgeving zal betalen. De maandelijkse factuur volgt zonder gedoe, terwijl je Office 365 kopen moet met jaarlijkse licenties die je bovendien vooraf moet betalen. 

Duidelijkheid, daar houden wij van. En dat bewijzen we elke dag opnieuw. 

 

Jasper Spaan Geschreven door Jasper Spaan op
vrijdag 2 augustus 2019
Office 365 Ervaring

Volg ons


Werk beter. Leef beter. Hoe maken wij onze beloftes waar?

Door te hard te werken.

Online Desktop

Online Desktop

Wij maken in de cloud werken mogelijk. Zo werk je overal en ben je steeds bereikbaar. Uiteraard sleutelen we ook aan de vereenvoudiging van de processen. Waardoor je nog productiever bent!

Lees meer!
Office 365

Office 365

Via DesktopToWork kan je nu ook werken in de cloud met Office. En dit zonder dat je zelf hoeft te investeren in licenties en hardware. Niet alleen verlaag je de downtime, bovendien maak je gebruik van extra mogelijkheden. Denk maar onze uitgebreide support.

Lees meer!
VoIP en Mobiel

VoIP en Mobiel

De Online Werkplek vergt flexibiliteit. Door te kiezen voor VoIP introduceer je de vrijheid waar iedereen naar hunkert. Zo is eenieder overal bereikbaar, net zoals ook de klant het vraagt. En daar pluk je als bedrijf de voordelen van.

Lees meer!
Connectiviteit

Connectiviteit

Bij DesktopToWork verbinden we de voordelen van de cloud met die van een flexibele werkplek. Voor ons is verbinden nu eenmaal belangrijk. En daarom kennen we er alles van. Wij selecteren voor jou de beste internetlijn en leveren optimale netwerk- en wifi-oplossingen. Waardoor je voortdurend razendsnel werkt.

Lees meer!