Gesprek werknemer opnemen: technisch geen probleem, juridisch wel?

6 minuten, 15 seconden leestijd vrijdag 26 juli 2019 VoIP Compliance

Er zijn verschillende manieren om VoIP-gesprekken op te nemen. Er is bijvoorbeeld de mogelijkheid om rechtstreeks vanaf de audiobron op te nemen via softwarematige oplossingen die je soms zelfs gratis op het internet terug zal vinden. In zo’n geval zal je het gesprek lokaal opnemen. Echter is het ook mogelijk om de gesprekken rechtstreeks in de cloud op te nemen. Ook bij DesktopToWork is dat het geval. Maar of het ook juridisch wenselijk is? Dat is een ander verhaal. 

Gesprek opnemen AVG: beller informeren 

Sinds de nieuwe AVG-regelgeving zijn de privacyregels veel strikter geworden. Zo zullen er ook indien we een gesprek opnemen AVG regels zijn. En dat is niet onlogisch, want bij het opnemen van een gesprek bewaar je privacygevoelige informatie zoals de naam van de beller, zijn telefoonnummer en eventueel ook privacygevoelige gespreksinformatie. Wil je een gesprek opnemen conform de AVG? Dan moet je de gesprekspartner vooraf informeren. Een standaard melding als “dit gesprek wordt opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden” is dan ook een must. 

Wil je een gesprek opnemen conform de AVG? Dan moet je meer doen dan enkel informeren. De beller heeft immers het recht om de geregistreerde data op te vragen of te laten verwijderen. Op vraag van de gesprekspartner zal je met andere woorden de opgenomen gesprekken en de eventuele opgeslagen metadata (bv. tijdstip en telefoonnummer) moeten overleggen. De aangehaalde gratis softwareoplossingen maken het zelden mogelijk om de data eenvoudig te exporteren, wat dan weer in tijdsverlies en praktische problemen resulteert. Uiteraard voldoen de door ons aangeboden oplossingen wél aan de AVG-regels en staan ze een snelle verwerking toe. Zo kan je een gesprek opnemen én verwerken conform de AVG. 

Tot slot moet je ook de veiligheid van de opgeslagen data garanderen. Bij een lek zal je de gesprekspartner daarvan op de hoogte moeten brengen en kan de Autoriteit Persoonsgegevens sancties opleggen. Daarom voorzien wij onze servers steeds van de beste beveiliging, maar uiteraard kunnen we ook een stap verder gaan en de gesprekken voor jou encrypteren. Zo kunnen de gesprekken nooit lekken. En aldus hoef je geen boetes en schadeclaims te vrezen. 

Mag je gesprek werknemer opnemen? 

Uiteraard moet je niet alleen rekening houden met de rechten van de derde, maar ook met de rechten waar werknemers op mogen rekenen. Zo mag je het gesprek van een werknemer alleen opnemen indien dat noodzakelijk is. Ook mag het enkel indien het gaat om een zakelijk gesprek, anders spreken we al snel van een schending van het zogenoemde telefoongeheim. Daarom gun je de werknemer maar beter de optie om het opnemen van het telefoongesprek even uit te schakelen. Indien de werknemer dan informeel met zijn of haar partner belt, hoef je het telefoongeheim niet te schenden. 

Toch mag je ook zakelijke gesprekken enkel opnemen indien dit een duidelijk doel dient. Voor de beoordeling van de werknemer mag je ze bijvoorbeeld niet zomaar gebruiken, wel voor trainingsdoeleinden. Maar ook dan kan je het enkel steekproefsgewijs toepassen en moet je het vooraf aankondigen. Een geluidssignaal of een melding dat het gesprek wordt opgenomen, is zeker niet ongewoon. Vergeet de betekenis van zo’n signaal dan niet in het telefoonprotocol te vermelden. 

Indien je de telefoongesprekken bewijsrechtelijk nodig hebt, kan je natuurlijk wél doorlopend gesprekken van jouw werknemer opnemen. Maar ook dan zal je de werknemer vooraf moeten verwittigen en mag je de gesprekken enkel voor het gecommuniceerde doel aanwendenGesprekken die je om bewijsrechtelijke redenen hebt opgenomen, mag je met andere woorden niet gebruiken voor trainingen of voor het beoordelen van de werknemer. Laat dat duidelijk zijn. 

Gesprek werknemer opnemen en rol van de OR 

In sommige gevallen zal de ondernemingsraad (OR) over een instemmingsrecht beschikken. Dat staat te lezen in de Wet op de Ondernemingsraden. Dit is onder andere het geval indien je een personeelsvolgsysteem opzet en indien het gaat over privacyregels met betrekking tot het gebruik ervan 

Indien je de gesprekken met andere woorden in functie van begeleiding, opleiding en training zal gebruiken, moet je vooraf de instemming van de OR verkrijgen. 

Gesprek opnemen: AVG & afwijkende regelgeving 

Niet alleen de AVG legt een aantal regels op. In sommige gevallen zijn er immers afwijkende (uitzonderings)bepalingen voorzien. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de richtlijn MiFID II waarbij je ook voorafgaande gesprekken met sommige cliënten mag opnemen. De moeilijkheidsgraad is hier voornamelijk het combineren van de MiFID II-regelgeving die slechts uitzonderlijk van toepassing is en de AVG-regels die in de andere gevallen van toepassing blijven 

De gebruikte technologie zal met andere woorden een onderscheid moeten maken tussen de verschillende gesprekken. Hierbij zal het telefoonnummer van de beller moeten worden vergeleken met de telefoonnummers uit het klantenbestand, om zo na te gaan of het gesprek al dan niet mag worden opgenomen en opgeslagen. Geen eenvoudige materie, waardoor je maar beter beroep doet op een expert. Technisch helpen wij je graag verder. 

Onrechtmatig gesprek werknemer opnemen: sancties en gevolgen 

Dat het respecteren van de toepasselijke regelgeving belangrijk is, tonen ook de potentiële sancties en gevolgtrekkingen aan. Stel je maar even voor dat een onrechtmatig gebruikte opname aanleiding geeft tot een ontslagprocedure. Voor de medewerker is het dan eenvoudig om het ontslag aan te vechten en zo, naast de transitievergoeding, ook nog eens een billijke vergoeding te eisen.  

Maar hiernaast kan het niet naleven van de regelgeving ook de voorbode zijn van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die vervolgens een onderzoek zal instellen en met fikse boetes kan zwaaien. Zowel het niet naleven van de privacyregels ten aanzien van de eigen werknemers als ten aanzien van bellende derden, kan in dergelijke sancties resulteren.  

Denk tot slot ook aan allerhande andere negatieve gevolgtrekkingen zoals verstoorde arbeidsrelaties of zelfs reputatieschade. Toch maar beter de juridische regels naleven? Dat is inderdaad het belangrijkste advies.  

DesktopToWork - gesprek opnemen conform de AVG is geen utopie 

Juridisch is het gesprek van een werknemer opnemen heel ingewikkeld. Zeker met de recente AVG-regelgeving in het achterhoofd. Gratis software die je zomaar van het internet kan plukken is dan ook zelden afgestemd op de juridische realiteit en is hierdoor ongeschikt.  

Bij DesktopToWork is compliancy echter een evidentie. Niet alleen is het opnemen van telefoongesprekken bij ons een mogelijkheid, bovendien kunnen wij ook de tijdelijke opslag ervan voor jou opzetten. Samen zetten we in op compliancy en bovendien vinden we oplossingen voor praktische bekommernissen.  

Meer weten over VoIP-telefonie en de mogelijkheden om gesprekken op te nemen? Dan komen wij graag even op de koffie om de verschillende oplossingen met jou te bespreken. 

 

Jasper Spaan Geschreven door Jasper Spaan op
vrijdag 26 juli 2019
VoIP Compliance

Volg ons


Werk beter. Leef beter. Hoe maken wij onze beloftes waar?

Door te hard te werken.

Online Desktop

Online Desktop

Wij maken in de cloud werken mogelijk. Zo werk je overal en ben je steeds bereikbaar. Uiteraard sleutelen we ook aan de vereenvoudiging van de processen. Waardoor je nog productiever bent!

Lees meer!
Office 365

Office 365

Via DesktopToWork kan je nu ook werken in de cloud met Office. En dit zonder dat je zelf hoeft te investeren in licenties en hardware. Niet alleen verlaag je de downtime, bovendien maak je gebruik van extra mogelijkheden. Denk maar onze uitgebreide support.

Lees meer!
VoIP en Mobiel

VoIP en Mobiel

De Online Werkplek vergt flexibiliteit. Door te kiezen voor VoIP introduceer je de vrijheid waar iedereen naar hunkert. Zo is eenieder overal bereikbaar, net zoals ook de klant het vraagt. En daar pluk je als bedrijf de voordelen van.

Lees meer!
Connectiviteit

Connectiviteit

Bij DesktopToWork verbinden we de voordelen van de cloud met die van een flexibele werkplek. Voor ons is verbinden nu eenmaal belangrijk. En daarom kennen we er alles van. Wij selecteren voor jou de beste internetlijn en leveren optimale netwerk- en wifi-oplossingen. Waardoor je voortdurend razendsnel werkt.

Lees meer!